Erfolgreiche Praxisübergabe: Der Leitfaden für Abgeber und Nachfolger

Geschätzte Lesezeit: ca. 15 Minuten

Key Takeaways

• Frühzeitige Planung: Eine langfristige Vorbereitung (1-3 Jahre) ist entscheidend für eine reibungslose und erfolgreiche Praxisübergabe für Abgeber und Nachfolger.
• Praxisbewertung & Vorbereitung (Abgeber): Eine realistische Wertermittlung und die sorgfältige Aufbereitung aller Unterlagen sind zentrale Aufgaben für den Praxisabgeber.
• Due Diligence & Finanzierung (Nachfolger): Der potenzielle Übernehmer muss die Praxis gründlich prüfen und eine solide Finanzierung auf die Beine stellen.
• Übergabevertrag: Dieses Dokument ist das Herzstück der Übergabe, muss alle Details regeln (Kaufgegenstand, Preis, Personal, Haftung) und sollte rechtlich sowie steuerlich geprüft werden.
• Übergangsphase: Transparente Kommunikation mit Mitarbeitern und Patienten sowie eine strukturierte Einarbeitung sind für einen erfolgreichen Start der Nachfolge unerlässlich.
• Kassenzulassung: Die rechtzeitige Sicherstellung der Kassenzulassung für den Nachfolger ist ein kritischer Faktor für die Wirtschaftlichkeit der Praxis.

Inhaltsverzeichnis

• 1. Einleitung: Die Bedeutung der Praxisübergabe meistern
• 2. Frühzeitige Planung der Praxisübergabe Ergotherapie: Der Schlüssel zum Erfolg
• 3. Die Perspektive des Praxisabgebers bei der Praxisübergabe Ergotherapie
• 4. Die Perspektive des Praxisübernehmers (Nachfolge) in der Ergotherapie
• 5. Der Prozess der Nachfolgefindung und -auswahl in der Ergotherapie
• 6. Der Übergabevertrag: Das Herzstück der Praxisübergabe Ergotherapie
• 7. Die Übergangsphase: Praktische Umsetzung der Praxisübergabe Ergotherapie
• 8. Checkliste: Praxisübergabe Ergotherapie erfolgreich gestalten
• 9. Fazit: Erfolgreiche Praxisübergabe Ergotherapie als Chance für beide Seiten

1. Einleitung: Die Bedeutung der Praxisübergabe meistern

Die Praxisübergabe markiert einen entscheidenden Wendepunkt im Berufsleben – sowohl für den Praxisabgeber als auch für die Nachfolge. Es ist ein Prozess, der weit über einen einfachen Verkauf hinausgeht und tiefgreifende Auswirkungen auf die berufliche Zukunft, die finanzielle Situation und nicht zuletzt auf die kontinuierliche Versorgung der Patienten hat. Gerade in der Ergotherapie gestaltet sich die Übergabe oft komplex. Besonderheiten wie der über Jahre aufgebaute, persönliche Patientenstamm und die essenzielle Notwendigkeit einer gültigen Kassenzulassung spielen eine zentrale Rolle und erfordern eine durchdachte Vorgehensweise. Die enge Bindung zwischen Therapeut und Patient sowie die Abhängigkeit von einem eingespielten Team sind spezifische Faktoren, die bei der Planung berücksichtigt werden müssen.

Der aktuelle Marktkontext unterstreicht die Relevanz dieses Themas: Immer mehr Therapeutinnen und Therapeuten entscheiden sich bewusst für die Übernahme einer bestehenden Praxis anstatt für eine Neugründung. Dies spiegelt den Wunsch nach etablierten Strukturen, einem vorhandenen Patientenstamm und eingespielten Abläufen wider, macht aber gleichzeitig eine gut geplante und fair gestaltete Praxisübergabe umso wichtiger. Dieser Artikel dient als umfassender Leitfaden für diesen vielschichtigen Prozess. Er richtet sich gleichermaßen an Praxisinhaber, die ihre Ergotherapie-Praxis in gute Hände übergeben möchten, sowie an Therapeutinnen und Therapeuten, die eine Nachfolge anstreben und eine Praxis übernehmen wollen. Wir beleuchten die verschiedenen Phasen der Praxisübergabe, die Perspektiven von Abgeber und Übernehmer, die zentralen Aspekte des Übergabevertrags und schließen mit einer praktischen Checkliste, um Sie sicher durch alle Schritte zu navigieren.

2. Frühzeitige Planung der Praxisübergabe: Der Schlüssel zum Erfolg

Eine rechtzeitige und strategische Planung ist das Fundament für eine erfolgreiche Praxisübergabe in der Ergotherapie. Sie bietet sowohl für den Abgeber als auch für die Nachfolge erhebliche Vorteile und hilft, potenzielle Fallstricke zu vermeiden. Wer früh beginnt, schafft die besten Voraussetzungen für einen reibungslosen Übergang.

Für Praxisabgeber liegen die Vorteile auf der Hand: Eine langfristige Planung ermöglicht es, den Wert der Praxis gezielt zu optimieren, beispielsweise durch strategische Investitionen oder Prozessverbesserungen. Zudem eröffnen sich steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten, die bei einer kurzfristigen Entscheidung oft nicht mehr genutzt werden können. Entscheidend ist auch, dass ausreichend Zeit für die Suche nach einer wirklich passenden Nachfolge zur Verfügung steht – jemandem, der nicht nur fachlich, sondern auch menschlich zur Praxis passt. Nicht zuletzt reduziert eine frühzeitige Auseinandersetzung mit dem Thema den Stress und ermöglicht einen entspannteren Übergang in den Ruhestand oder eine neue berufliche Phase.

Auch für Praxisübernehmer ist ein langer Planungshorizont von großem Wert. Er bietet genügend Zeit für eine solide Finanzierungsplanung und die Beschaffung der notwendigen Mittel. Eine gründliche Prüfung der Praxis (Due Diligence) kann ohne Zeitdruck erfolgen, was essenziell ist, um Chancen und Risiken realistisch einzuschätzen. Darüber hinaus ermöglicht eine längere Übergangsphase eine fundierte Einarbeitung und das wichtige Kennenlernen des Praxisteams und des Patientenstamms.

Die Besonderheiten der Ergotherapie unterstreichen die Notwendigkeit einer frühen Planung zusätzlich. Die oft sehr persönliche Bindung des Patientenstamms an die behandelnden Therapeuten erfordert einen sensiblen Übergang, der Vertrauen schafft. Die Stabilität und Qualifikation des bestehenden Therapeuten-Teams sind häufig ein entscheidender Wertfaktor, dessen Übernahme gesichert werden muss. Nicht zu vergessen ist die Notwendigkeit der Übertragung oder Neubeantragung der Kassenzulassung, ein Prozess, der Zeit in Anspruch nimmt und für die wirtschaftliche Grundlage der Praxis unerlässlich ist.

Sorgfältige Planung hilft zudem, rechtliche und bürokratische Hürden zu umgehen. Fallstricke bei Zulassungsformalitäten, bei der Übernahme von Mietverträgen oder anderen rechtlichen Verpflichtungen können durch vorausschauendes Handeln vermieden werden. Eine frühzeitige Planung ermöglicht nicht zuletzt eine strategische und transparente Kommunikation mit Mitarbeitern und Patienten. Dies reduziert Unsicherheiten, fördert die Akzeptanz der Nachfolge und sichert die wichtige Kontinuität der Patientenversorgung während und nach der Praxisübergabe.

3. Die Perspektive des Praxisabgebers bei der Praxisübergabe

Für Praxisinhaber, die ihre Ergotherapie-Praxis übergeben möchten, beginnt der Prozess der Praxisübergabe lange vor dem eigentlichen Verkauf. Es gilt, strategische Entscheidungen zu treffen und die Praxis optimal auf die Nachfolge vorzubereiten.

Ein zentraler Punkt ist das richtige Timing. Wann ist der ideale Zeitpunkt für die Praxisübergabe? Diese Entscheidung hängt von mehreren Faktoren ab: der persönlichen Lebensplanung (Wunsch nach Ruhestand, neue berufliche Ziele), dem aktuellen Praxiswert (ist die Praxis wirtschaftlich gut aufgestellt?) und der allgemeinen Marktsituation (gibt es genügend potenzielle Nachfolger, wie sind die Finanzierungsbedingungen?). Eine frühzeitige Reflexion dieser Aspekte ist entscheidend.

Die realistische Praxisbewertung bildet die Grundlage für die Verhandlungen. Verschiedene Faktoren beeinflussen den Wert einer Ergotherapie-Praxis maßgeblich:

• Wirtschaftliche Kennzahlen: Umsatz und insbesondere der nachhaltige Gewinn (bereinigt um Sondereffekte und den Unternehmerlohn).
• Standortfaktoren: Lage, Erreichbarkeit, Einzugsgebiet, Konkurrenzsituation.
• Praxisinfrastruktur: Zustand der Räumlichkeiten, Modernität und Umfang der therapeutischen Ausstattung, IT-Infrastruktur.
• Patientenstruktur: Zusammensetzung des Patientenstamms (Alter, Diagnosen, Selbstzahleranteil), Herkunft der Patienten (Zuweiserstruktur).
• Mitarbeiter: Qualifikation, Erfahrung und Stabilität des Teams.
• Zulassung: Vorhandene Kassenzulassung und ggf. weitere spezifische Zulassungen.
• Reputation (Goodwill): Der immaterielle Wert, der über den reinen Substanzwert hinausgeht. Dazu zählen der gute Ruf der Praxis, etablierte Beziehungen zu Zuweisern und Patienten sowie eingespielte Praxisabläufe.

Zur Wertermittlung kommen verschiedene Methoden zum Einsatz, oft auch in Kombination oder modifizierter Form. Gängig sind das Ertragswertverfahren (fokussiert auf zukünftig erwartete Erträge), das Umsatzverfahren (orientiert sich an branchenüblichen Umsatzmultiplikatoren) und das Substanzwertverfahren (bewertet die materiellen Vermögenswerte). Die Ermittlung des Goodwills, also des immateriellen Werts, spielt gerade bei Freiberuflerpraxen eine große Rolle.

Parallel zur Bewertung sollte die Praxis aktiv auf die Übergabe vorbereitet werden. Dazu gehört das sorgfältige Zusammenstellen aller relevanten Unterlagen: Bilanzen und Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWAs) der letzten Jahre, der aktuelle Mietvertrag, alle Arbeitsverträge, der Zulassungsbescheid, eine detaillierte Inventarliste und ggf. weitere wichtige Verträge (Leasing, Wartung etc.). Es kann sich auch lohnen, interne Prozesse zu optimieren, kleinere Modernisierungen durchzuführen oder bestehende Verträge auf ihre Übertragbarkeit zu prüfen und ggf. anzupassen.

Nicht zu unterschätzen sind die steuerlichen und rechtlichen Aspekte. Der bei der Praxisübergabe erzielte Veräußerungsgewinn unterliegt der Besteuerung. Hier sollten frühzeitig Möglichkeiten zur Steueroptimierung geprüft werden, wie z.B. die Nutzung von Freibeträgen oder Tarifermäßigungen (z.B. bei Vollendung des 55. Lebensjahres oder dauernder Berufsunfähigkeit). Auch Haftungsfragen, insbesondere für Behandlungen aus der Zeit vor der Übergabe, müssen vertraglich klar geregelt werden. Angesichts der Komplexität ist die professionelle Beratung durch einen erfahrenen Steuerberater und einen auf Medizinrecht spezialisierten Fachanwalt unerlässlich, um finanzielle Nachteile und rechtliche Risiken zu minimieren.

Zuletzt sollten sich Abgeber über mögliche Fördermöglichkeiten informieren. Kammern, Fachverbände (wie DVE oder BED) oder spezielle Förderprogramme bieten teilweise Unterstützung oder Beratungsleistungen für die Regelung der Nachfolge an. Eine frühzeitige Kontaktaufnahme kann sich lohnen.

Quellen: https://www.ihk.de/blueprint/servlet/resource/blob/2353452/983d03afc0d6fcbd44d70aca14d81fe0/uebergabevertrag-data.pdf, https://phb.lzk-bw.de/PHB-CD/Vertraege/Praxisvertraege/Praxisuebernahmevertrag.docx

4. Die Perspektive des Praxisübernehmers (Nachfolge) in der Ergotherapie

Für Therapeutinnen und Therapeuten, die den Schritt in die Selbstständigkeit durch eine Praxisübernahme wagen, beginnt mit der Suche nach der passenden Ergotherapie-Praxis ein spannender, aber auch anspruchsvoller Prozess. Die Rolle der Nachfolge erfordert sorgfältige Prüfung, Planung und das Navigieren durch finanzielle und administrative Anforderungen bis hin zum finalen Übergabevertrag.

Die Suche nach einer geeigneten Praxis kann über verschiedene Kanäle erfolgen. Praxisbörsen, sowohl online als auch in Fachzeitschriften, bieten einen guten Überblick über aktuelle Angebote. Die Fachverbände (z.B. Deutscher Verband Ergotherapie e.V. – DVE, Bundesverband für Ergotherapeuten in Deutschland e.V. – BED) führen oft eigene Vermittlungsplattformen oder können Kontakte herstellen. Spezialisierte Praxisvermittler und Unternehmensberater im Gesundheitswesen bieten ebenfalls ihre Dienste an. Nicht zu unterschätzen ist auch das eigene berufliche Netzwerk oder die direkte Ansprache von Praxisinhabern, die möglicherweise über eine Praxisübergabe nachdenken.

Ist eine potenziell interessante Praxis gefunden, folgt die entscheidende Phase der Due Diligence. Dieser Begriff bezeichnet die sorgfältige Prüfung und Analyse der Ergotherapie-Praxis im Vorfeld der Übernahme. Sie dient dazu, die Angaben des Verkäufers zu verifizieren und ein umfassendes Bild der Praxis zu erhalten. Die Prüfung sollte mindestens folgende Bereiche umfassen:

• Wirtschaftliche Lage: Analyse von Umsatz, Kostenstruktur, Rentabilität (Gewinn), Forderungen und Verbindlichkeiten der letzten Jahre.
• Rechtliche Verhältnisse: Prüfung aller relevanten Verträge (Mietvertrag, Arbeitsverträge, Leasingverträge, Kooperationsverträge), des Zulassungsstatus und eventueller rechtlicher Risiken.
• Personalstruktur: Überblick über das Team (Anzahl, Qualifikation, Betriebszugehörigkeit, Gehälter), Analyse der Fluktuationsrate und des Arbeitsklimas.
• Patientenstamm: Analyse der Struktur (Alter, Diagnosen), der geografischen Herkunft und der Zuweiserstruktur.
• Praxis und Ausstattung: Bewertung des Zustands der Räumlichkeiten, der Therapiegeräte und der IT-Ausstattung (Investitionsbedarf?).
• Markt und Wettbewerb: Analyse des Standorts, des Einzugsgebiets und der Konkurrenzsituation.
• Reputation: Einschätzung des Rufs der Praxis bei Patienten, Zuweisern und Kollegen.

Parallel zur Due Diligence muss die Finanzierung der Übernahme geklärt werden. Zunächst gilt es, den gesamten Kapitalbedarf zu ermitteln. Dieser umfasst nicht nur den reinen Kaufpreis, sondern auch Nebenkosten (Beratung, Notar, Steuern), notwendige Investitionen und ausreichend Puffer für die Anlaufphase. Die Finanzierung setzt sich typischerweise aus Eigenkapital und Fremdkapital zusammen. Mögliche Finanzierungsquellen sind:

• Eigenkapital: Ersparnisse, private Darlehen.
• Bankdarlehen: Klassische Kredite von Geschäftsbanken oder Sparkassen.
• Fördermittel: Zinsgünstige Kredite von Förderbanken wie der KfW (z.B. ERP-Kapital für Gründung) oder spezifische Förderprogramme der Bundesländer. Diese sind oft eine sehr attraktive Option.
• Verkäuferdarlehen: In manchen Fällen gewährt der Abgeber einen Teil des Kaufpreises als Darlehen.

Die größte Herausforderung bei der Finanzierung ist oft die Erstellung eines überzeugenden Businessplans, der das Praxiskonzept, die Marktchancen und die finanzielle Planung detailliert darlegt. Zudem müssen in der Regel Sicherheiten für Kredite bereitgestellt werden.

Es gibt verschiedene Formen der Praxisübernahme. Am häufigsten ist der Praxiskauf als sogenannter Asset Deal, bei dem der Käufer die einzelnen Wirtschaftsgüter (materiell und immateriell) der Praxis erwirbt. Bei Praxen, die als GmbH oder UG geführt werden, ist auch ein Share Deal (Erwerb von Gesellschaftsanteilen) möglich. Eine Verpachtung der Praxis ist bei Freiberuflerpraxen eher selten. Denkbar ist auch ein stufenweiser Einstieg, beispielsweise über eine anfängliche Anstellung mit einer vertraglich vereinbarten späteren Übernahmeoption oder die Gründung einer Berufsausübungsgemeinschaft mit dem Ziel der späteren Komplettübernahme.

Ein absolut kritischer Punkt für die Nachfolge in der Ergotherapie ist die Kassenzulassung. Ohne diese ist eine wirtschaftlich tragfähige Praxisführung kaum möglich, da der Großteil der Patienten über die gesetzlichen Krankenkassen abgerechnet wird. Es ist unerlässlich, den Antrag auf Zulassung (bzw. auf Übertragung der Zulassung im Rahmen der Praxisübergabe) frühzeitig beim zuständigen Zulassungsausschuss zu stellen. Dieser Prozess kann mehrere Monate in Anspruch nehmen. Die persönlichen und fachlichen Voraussetzungen (Approbation, Berufserfahrung etc.) müssen erfüllt sein. In zulassungsbeschränkten („gesperrten“) Gebieten gelten zudem besondere Regelungen der Bedarfsplanung, die eine Übernahme erschweren oder Wartelisten erforderlich machen können.

5. Der Prozess der Nachfolgefindung und -auswahl in der Ergotherapie

Die Suche und Auswahl der passenden Nachfolge ist ein zentraler und oft sensibler Schritt im Rahmen der Praxisübergabe Ergotherapie. Für den Praxisabgeber geht es darum, jemanden zu finden, der das Lebenswerk fortführt und die Kontinuität für Patienten und Mitarbeiter sichert.

Abgeber können verschiedene Strategien zur Suche nach einem geeigneten Nachfolger verfolgen:

• Öffentliche Inserate: Anzeigen in relevanten Fachzeitschriften, auf Online-Praxisbörsen oder Jobportalen erreichen eine breite Öffentlichkeit potenzieller Interessenten. Der Vorteil liegt in der großen Reichweite, der Nachteil kann eine Flut unpassender Anfragen sein und die Tatsache, dass die Verkaufsabsicht frühzeitig bekannt wird.
• Diskrete Suche: Die Beauftragung eines spezialisierten Beraters oder die Nutzung des eigenen professionellen Netzwerks (Kollegen, Verbände, Kammern) ermöglicht eine gezielte und vertrauliche Ansprache potenzieller Kandidaten. Dies schützt die Information über die Verkaufsabsicht, kann aber die Auswahl potenziell einschränken.
• Interne Nachfolge: Die Übergabe an einen langjährigen Mitarbeiter oder einen Partner aus einer Berufsausübungsgemeinschaft ist oft eine naheliegende und wünschenswerte Option. Der Nachfolger kennt die Praxis, das Team und die Patienten bereits, was den Übergang erheblich erleichtern kann. Voraussetzung ist natürlich, dass ein geeigneter und interessierter interner Kandidat vorhanden ist und die finanziellen Rahmenbedingungen geklärt werden können.

Bei der Auswahl des idealen Nachfolgers sollten Abgeber über die reinen Formalitäten hinausblicken. Entscheidende Kriterien sind:

• Fachliche Qualifikation: Die Approbation als Ergotherapeut/in ist Grundvoraussetzung. Relevante Zusatzqualifikationen und Spezialisierungen können je nach Praxisausrichtung wichtig sein.
• Berufserfahrung: Ausreichende praktische Erfahrung ist notwendig, um eine Praxis erfolgreich führen zu können.
• Persönliche Eignung: Hierzu zählen unternehmerisches Denken und Handeln, Führungskompetenz im Umgang mit dem Team, hohe soziale Kompetenz im Patientenkontakt und die Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen. Ganz wichtig ist auch die „Passung“ zur bestehenden Praxiskultur und zum Team, um eine harmonische Fortführung zu gewährleisten. Die Anpassungsfähigkeit an das bestehende Praxiskonzept ist entscheidend, um die Patientenbindung nicht zu gefährden.
• Finanzielle Bonität: Der Nachfolger muss in der Lage sein, den Kaufpreis zu finanzieren. Ein realistischer und bereits geprüfter Finanzierungsplan ist ein wichtiges Signal.
• Vision für die Praxis: Hat der Kandidat realistische Vorstellungen und Pläne für die Weiterentwicklung der Praxis? Stimmen diese mit den Werten und Zielen des Abgebers überein?

Der Prozess von der Kontaktaufnahme bis zur Vertragsunterzeichnung läuft typischerweise in mehreren Schritten ab: Nach dem Erstkontakt erfolgt ein erster Informationsaustausch, oft verbunden mit der Unterzeichnung einer Vertraulichkeitserklärung (Non-Disclosure Agreement, NDA), um sensible Praxisdaten zu schützen. Es folgen Praxisbesichtigungen und detailliertere Gespräche. Der potenzielle Käufer führt seine Due Diligence durch. Sind beide Seiten weiterhin interessiert, beginnen die Verhandlungen über den Kaufpreis und die detaillierten Konditionen des Übergabevertrags. Diese Phase kann emotional herausfordernd sein. Die Begleitung durch erfahrene Berater (z.B. Praxisvermittler, Steuerberater) und einen spezialisierten Anwalt ist hier besonders empfehlenswert. Sie können helfen, die Verhandlungen sachlich zu führen, faire Ergebnisse für beide Seiten zu erzielen und sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte berücksichtigt werden.

6. Der Übergabevertrag: Das Herzstück der Praxisübergabe Ergotherapie

Der Übergabevertrag ist das rechtliche Fundament jeder Praxisübergabe Ergotherapie. Er dokumentiert alle Vereinbarungen zwischen Abgeber und Nachfolge und muss daher mit größter Sorgfalt gestaltet werden. Ein detaillierter und unmissverständlicher Vertrag ist entscheidend, um spätere Unklarheiten, Streitigkeiten und finanzielle Nachteile zu vermeiden. Er schafft Rechts- und Planungssicherheit für beide Parteien.

Ein umfassender Übergabevertrag für eine Ergotherapie-Praxis sollte mindestens die folgenden Inhalte und Klauseln regeln:

• Präambel: Kurze Darstellung des Hintergrunds, der Absichten der Parteien und des Zwecks des Vertrags.
• Vertragsparteien: Genaue Bezeichnung des Verkäufers (Abgeber) und des Käufers (Übernehmer) mit vollständigen Adressdaten.
• Kaufgegenstand: Exakte und detaillierte Definition dessen, was verkauft bzw. übernommen wird. Dies umfasst:
  • Materielle Wirtschaftsgüter: Inventar, Therapiegeräte, Büroeinrichtung, IT-Hardware etc. Eine detaillierte Liste als Anhang zum Vertrag ist dringend zu empfehlen.
  • Immaterielle Werte: Der ideelle Praxiswert (Goodwill), der Patientenstamm (unter Beachtung des Datenschutzes!), der Praxisname, Telefon- und Faxnummern, die Website-Domain, E-Mail-Adressen.
  • Vertragsübernahmen: Regelungen zur Übernahme oder zum Eintritt in bestehende Verträge, insbesondere den Mietvertrag für die Praxisräume, Leasingverträge, Wartungsverträge, Softwarelizenzen etc.
• Kaufpreis:
  • Gesamthöhe des Kaufpreises.
  • Aufteilung des Kaufpreises auf die materiellen Wirtschaftsgüter und den immateriellen Wert (Goodwill). Diese Aufteilung hat erhebliche steuerliche Konsequenzen (Abschreibungsmöglichkeiten für den Käufer, Besteuerung des Veräußerungsgewinns für den Verkäufer).
  • Zahlungsmodalitäten: Fälligkeit des Kaufpreises (oft zum Übergabestichtag), Regelungen zur Zahlung (Einmalzahlung, Ratenzahlung, ggf. Sicherheiten).
• Übergabezeitpunkt: Festlegung des genauen Datums und der Uhrzeit (Stichtag), zu dem Besitz, Nutzen und Lasten der Praxis auf den Übernehmer übergehen.
• Personal: Regelungen zur Übernahme der Mitarbeiter. Gemäß § 613a BGB tritt der Praxiserwerber bei einem Betriebsübergang automatisch in die bestehenden Arbeitsverhältnisse ein. Der Vertrag sollte dies klarstellen und Regelungen zu Kündigungsschutz, erworbenen Ansprüchen etc. treffen.
• Patientendaten: Klare Regelungen zum datenschutzkonformen Umgang mit den Patientenakten und -daten. Die Zustimmung der Patienten zur Weitergabe bzw. Einsichtnahme durch den Nachfolger ist erforderlich.
• Gewährleistung und Haftung: Regelungen zur Sach- und Rechtsmängelhaftung für die übergebenen Wirtschaftsgüter und die Praxis als Ganzes. Wichtig ist auch die klare Regelung der Haftung für Behandlungsfehler oder Verbindlichkeiten, die vor dem Übergabestichtag entstanden sind (Altfälle).
• Wettbewerbsverbot: Gegebenenfalls Vereinbarung eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbots für den Abgeber. Dieses muss, um wirksam zu sein, räumlich, zeitlich und gegenständlich angemessen begrenzt sein und dient dem Schutz des vom Käufer erworbenen Goodwills.
• Forderungen und Verbindlichkeiten: Regelungen zum Umgang mit offenen Honorarforderungen für Behandlungen, die vor dem Stichtag erbracht wurden, sowie zur Übernahme oder Freistellung von Verbindlichkeiten.
• Übergabe von Unterlagen: Verpflichtung des Abgebers zur Übergabe aller relevanten Praxisunterlagen (Patientenakten unter Datenschutz-Vorbehalt, Buchhaltungsunterlagen, Verträge, Zulassungsdokumente etc.).
• Bedingungen: Eventuell aufschiebende oder auflösende Bedingungen für das Wirksamwerden des Vertrags (z.B. Zustimmung des Vermieters zur Vertragsübernahme, Erteilung der Kassenzulassung für den Käufer, Finanzierungszusage).
• Schlussbestimmungen: Regelungen zur Schriftform, zum anwendbaren Recht, zum Gerichtsstand und die sogenannte salvatorische Klausel (Regelung für den Fall der Unwirksamkeit einzelner Klauseln).

Um häufige Fallstricke zu vermeiden, sollte besonderes Augenmerk auf folgende Punkte gelegt werden:

• Eine unklare oder unvollständige Definition des Kaufgegenstands (Was ist genau Teil des Verkaufs, was bleibt beim Abgeber?).
• Fehlende oder missverständliche Regelungen zur Haftung für Altverbindlichkeiten oder Gewährleistungsansprüche.
• Ein unwirksames (z.B. zu weitreichendes) oder gänzlich fehlendes Wettbewerbsverbot.
• Eine steuerlich ungünstige oder nicht nachvollziehbare Aufteilung des Kaufpreises.
• Fehlende Regelungen zum Übergang der Arbeitsverhältnisse gemäß § 613a BGB.
• Unklare Vereinbarungen bezüglich offener Forderungen oder des genauen Zustands und Umfangs des Inventars.

Angesichts der Tragweite und Komplexität des Übergabevertrags ist es unabdingbar, diesen von einem auf Medizinrecht oder Vertragsrecht spezialisierten Rechtsanwalt entwerfen bzw. prüfen zu lassen. Ebenso ist die Einbindung eines Steuerberaters zur Prüfung der steuerlichen Implikationen für beide Seiten unerlässlich. Die Investition in professionelle Beratung zahlt sich hier vielfach aus.

7. Die Übergangsphase: Praktische Umsetzung der Praxisübergabe

Nach der Vertragsunterzeichnung beginnt die operative Phase der Praxisübergabe. Eine gut gemanagte Übergangsphase ist entscheidend für einen reibungslosen Start der Nachfolge und die Sicherung der Praxiskontinuität. Kommunikation, Einarbeitung und administrative Schritte stehen nun im Fokus.

Die Kommunikation spielt eine Schlüsselrolle. Mitarbeiter sollten frühzeitig, offen und transparent über die bevorstehende Praxisübergabe und die Nachfolge informiert werden. Ein gemeinsames Gespräch, in dem der Abgeber die Gründe erläutert und den Nachfolger vorstellt, kann Ängste abbauen und Vertrauen schaffen. Der Übergabeprozess und eventuelle Änderungen sollten klar kommuniziert werden. Auch die Patienten müssen rechtzeitig informiert werden. Dies kann durch einen Aushang in der Praxis, einen persönlichen Brief oder idealerweise durch eine gemeinsame Vorstellung des Nachfolgers durch den Abgeber geschehen. Der Fokus sollte dabei immer auf der Sicherstellung der Kontinuität und Qualität der Behandlung liegen. Ebenso wichtig ist es, wichtige externe Partner wie zuweisende Ärzte, Kliniken, Lieferanten und natürlich die Krankenkassen über den Inhaberwechsel zu informieren.

Die Einarbeitung des Nachfolgers sollte strukturiert geplant werden. Dauer und Inhalte der Einarbeitung können und sollten idealerweise bereits im Übergabevertrag festgelegt werden. Inhalte umfassen typischerweise:

• Übergabe spezifischen Praxis-Know-hows (interne Abläufe, Dokumentation, Abrechnungsmodalitäten, eingesetzte Praxissoftware).
• Vorstellung bei wichtigen Zuweisern und Kooperationspartnern.
• Einarbeitung in spezielle Therapiekonzepte oder Behandlungsschwerpunkte der Praxis.
• Übergabe administrativer Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
• Kennenlernen des Patientenstamms und der jeweiligen Behandlungsverläufe.

Die Form der Einarbeitung kann variieren: von gemeinsamen Sprechstunden oder Behandlungen über Hospitationen bis hin zu regelmäßigem Coaching durch den Abgeber über einen definierten Zeitraum nach der Übergabe.

Parallel dazu müssen Verträge und Zulassungen auf den neuen Inhaber übertragen werden. Beim Mietvertrag ist die Zustimmung des Vermieters zur Vertragsübernahme durch den Nachfolger oder der Abschluss eines neuen Mietvertrages erforderlich. Alle anderen laufenden Verträge (z.B. für Leasinggeräte, Wartung, Software, Versicherungen, Telefon/Internet) müssen geprüft werden: Können sie übernommen und umgeschrieben werden oder müssen sie gekündigt und vom Nachfolger neu abgeschlossen werden? Ein besonders kritischer Punkt ist die Kassenzulassung. Es muss sichergestellt sein, dass die Zulassung des Nachfolgers nahtlos zum Übergabestichtag wirksam wird, um Abrechnungsausfälle zu vermeiden. Hierbei sind die Vorgaben des Rahmenvertrags Ergotherapie und der zuständigen Zulassungsstellen genau zu beachten.

Direkt nach der Praxisübergabe sind verschiedene administrative Schritte notwendig:

• Ummeldungen/Anmeldungen: Die Praxis muss beim Gewerbeamt (falls nicht rein freiberuflich), beim Finanzamt (Beantragung einer neuen Steuernummer für den Nachfolger), bei der zuständigen Berufsgenossenschaft und ggf. bei Kammern oder Berufsverbänden auf den neuen Inhaber umgemeldet werden.
• Anpassungen: Geschäftskonten müssen auf den neuen Inhaber lauten. Briefpapier, Visitenkarten, das Website-Impressum und das Praxisschild müssen angepasst werden.
• Versicherungen: Alle praxisrelevanten Versicherungen, insbesondere die Berufshaftpflichtversicherung, müssen auf den neuen Inhaber abgeschlossen bzw. angepasst werden. Bestehende Policen des Abgebers decken den Nachfolger in der Regel nicht ab.

Eine sorgfältige Abarbeitung dieser Punkte stellt sicher, dass die Nachfolge einen möglichst reibungslosen Start hat und sich voll auf die therapeutische Arbeit und die Führung der Ergotherapie-Praxis konzentrieren kann.

Quellen: https://clickmade.de/praxisuebernahme-schreiben-an-patienten-eine-ausfuehrliche-anleitung/, https://thevea.de/praxis-wissen/rahmenvertrag-ergotherapie/

8. Checkliste: Praxisübergabe Ergotherapie erfolgreich gestalten

Diese Checkliste dient als Leitfaden für die wesentlichen Schritte bei der Praxisübergabe Ergotherapie. Sie ist unterteilt nach Phasen sowie Aufgaben für den Praxisabgeber (A) und den Praxisübernehmer bzw. die Nachfolge (Ü), um eine strukturierte Planung und Umsetzung zu ermöglichen. Der Übergabevertrag spielt dabei eine zentrale Rolle.

Checkliste für die erfolgreiche Praxisübergabe Ergotherapie

Phase 1: Vorbereitung (ca. 1-3 Jahre vor geplanter Übergabe)

• (A) Grundsatzentscheidung: Treffen der Entscheidung zur Praxisübergabe, Festlegen eines groben Zeitplans.
• (A) Praxisanalyse: Objektive Bewertung der Stärken und Schwächen der eigenen Praxis.
• (A) Praxiswertermittlung: Professionelle Bewertung der Praxis durch Experten (Steuerberater, spezialisierter Berater).
• (A) Steuerliche Beratung: Frühzeitige Einholung von Informationen zu steuerlichen Konsequenzen des Verkaufs (Veräußerungsgewinn, Freibeträge etc.).
• (A) Unterlagen-Sammlung: Systematisches Zusammentragen und Aufbereiten aller relevanten Dokumente (Bilanzen, BWAs, Miet-, Arbeits-, Leasingverträge, Zulassungsbescheid, Inventarliste, Versicherungsübersicht etc.).
• (A) Praxisoptimierung: Ggf. Maßnahmen zur Wertsteigerung ergreifen (Prozessoptimierung, kleinere Renovierungen, Vertragsprüfung).
• (Ü) Grundsatzentscheidung: Entscheidung für die Selbstständigkeit durch Praxisübernahme, Definition des Anforderungsprofils an eine Praxis.
• (Ü) Finanzielle Planung: Klärung der eigenen finanziellen Situation, Ermittlung des Finanzierungsrahmens, erste Gespräche mit Banken/Fördermittelgebern.
• (Ü) Voraussetzungen prüfen: Sicherstellen der persönlichen und fachlichen Eignung (Approbation, Berufserfahrung, ggf. Zusatzqualifikationen).

Phase 2: Suche & Auswahl (ca. 6-18 Monate vor geplanter Übergabe)

• (A) Suchstrategie festlegen: Entscheidung über den Weg der Nachfolgersuche (diskret über Netzwerk/Berater oder öffentlich über Inserate).
• (A) Exposé erstellen: Anfertigen (lassen) eines aussagekräftigen Praxis-Exposés mit allen relevanten Daten (anonymisiert oder offen).
• (A) Kandidatenauswahl: Ansprache potenzieller Nachfolger, Führen erster Gespräche, Prüfung der Eignung und Bonität.
• (Ü) Praxissuche: Aktive Suche nach passenden Angeboten (Praxisbörsen, Fachverbände, Berater, Netzwerk).
• (Ü) Praxisanalyse: Prüfung interessanter Angebote, Kontaktaufnahme mit Abgebern.
• (Ü) Vertraulichkeit: Unterzeichnung einer Vertraulichkeitserklärung (NDA) vor Austausch sensibler Daten.
• (Ü) Due Diligence: Durchführung einer sorgfältigen Prüfung der ausgewählten Praxis (wirtschaftlich, rechtlich, personell etc.).
• (Ü) Businessplan erstellen: Ausarbeitung eines detaillierten Businessplans als Grundlage für die Finanzierung und die strategische Planung.
• (Ü) Finanzierungszusage: Einholung einer verbindlichen Finanzierungszusage von der Bank/den Förderinstituten.

Phase 3: Verhandlung & Vertrag (ca. 3-6 Monate vor geplanter Übergabe)

• (A+Ü) Verhandlungen: Führen der Verhandlungen über Kaufpreis, Zahlungsmodalitäten und weitere Konditionen der Übergabe.
• (A+Ü) Übergabevertrag: Erstellung oder Prüfung des Entwurfs des Übergabevertrags durch spezialisierte Rechtsanwälte für beide Seiten.
• (A+Ü) Steuerliche Prüfung: Prüfung des Vertragsentwurfs durch die jeweiligen Steuerberater.
• (Ü) Kassenzulassung: Rechtzeitige Beantragung der Zulassung bei der zuständigen Stelle (Zulassungsausschuss), Vorgaben des Rahmenvertrags Ergotherapie beachten.
• (A) Zustimmungen einholen: Einholung notwendiger Zustimmungen Dritter (z.B. Vermieter zur Übernahme des Mietvertrags).
• (A+Ü) Vertragsunterzeichnung: Unterzeichnung des finalen Übergabevertrags, ggf. noch unter aufschiebenden Bedingungen.
• (A+Ü) Einarbeitungsplan: Vereinbarung über den Ablauf und die Inhalte der Einarbeitungsphase (ggf. als Teil des Vertrags), evtl. Coaching durch Abgeber.

Phase 4: Übergabe (Stichtag und die Wochen danach)

• (A) Mitarbeiterinformation: Zeitnahe und umfassende Information des Praxisteams über die erfolgte Übergabe und Vorstellung des Nachfolgers.
• (A+Ü) Patienteninformation: Information der Patienten über den Inhaberwechsel (Aushang, Brief, persönliche Vorstellung).
• (A+Ü) Formelle Übergabe: Übergabe der Praxisräume (Schlüssel), aller relevanten Unterlagen, des Inventars zum vereinbarten Stichtag.
• (Ü) Kaufpreiszahlung: Leistung der Kaufpreiszahlung gemäß vertraglicher Vereinbarung.
• (Ü) Ummeldungen: Vornahme aller notwendigen An- und Ummeldungen (Gewerbeamt, Finanzamt, Berufsgenossenschaft, Verbände etc.).
• (Ü) Vertragsübernahme/-abschluss: Umschreibung bzw. Neuabschluss von Miet-, Leasing-, Wartungs- und anderen relevanten Verträgen.
• (Ü) Versicherungen: Anpassung bzw. Neuabschluss aller notwendigen Praxisversicherungen (insb. Berufshaftpflicht).
• (A+Ü) Einarbeitung: Durchführung der vereinbarten Einarbeitung und Übergabe des operativen Geschäfts.

Phase 5: Nachbereitung

• (A) Steuererklärung: Erstellung der Steuererklärung unter Berücksichtigung des Veräußerungsgewinns.
• (A) Nachvertragliche Pflichten: Ggf. Erfüllung vereinbarter Pflichten (z.B. befristete Unterstützung, Einhaltung Wettbewerbsverbot).
• (Ü) Team-Integration: Abschluss der Integration in das Praxisteam, Aufbau der Führungsrolle.
• (Ü) Controlling & Anpassung: Ziehen einer ersten wirtschaftlichen Bilanz nach einigen Monaten, ggf. Anpassung von Prozessen und Strategien.
• (Ü) Langfristige Strategie: Umsetzung der im Businessplan definierten langfristigen Ziele und Weiterentwicklung der Praxis.

Quellen: https://www.virchowbund.de/praxis-knowhow/praxis-gruenden-und-ausbauen/praxisuebernahme, https://thevea.de/praxis-wissen/rahmenvertrag-ergotherapie/, https://clickmade.de/praxisuebernahme-schreiben-an-patienten-eine-ausfuehrliche-anleitung/

9. Fazit: Erfolgreiche Praxisübergabe als Chance für beide Seiten

Die Praxisübergabe ist unbestreitbar ein komplexer und vielschichtiger Prozess. Sie stellt weit mehr dar als einen reinen wirtschaftlichen Akt des Kaufens und Verkaufens. Es geht um die Übergabe eines Lebenswerks, die Sicherung der Versorgung von Patienten und die Weichenstellung für die berufliche Zukunft von Abgeber und Nachfolge. Eine erfolgreiche Übergabe legt den Grundstein dafür, dass die Kontinuität der hochwertigen ergotherapeutischen Versorgung gewährleistet bleibt und ermöglicht beiden Parteien einen gelungenen Übergang in einen neuen Lebens- oder Berufsabschnitt.

Die entscheidenden Erfolgsfaktoren für eine gelingende Praxisübergabe kristallisieren sich klar heraus: An erster Stelle steht die frühzeitige und sorgfältige Planung. Wer sich rechtzeitig mit dem Thema auseinandersetzt, verschafft sich wertvollen Handlungsspielraum. Ebenso essenziell sind Transparenz und eine offene, ehrliche Kommunikation zwischen dem Praxisabgeber und der potenziellen Nachfolge über den gesamten Prozess hinweg. Vertrauen ist die Basis für faire Verhandlungen und eine konstruktive Zusammenarbeit. Nicht zuletzt ist die Einbindung professioneller Berater – spezialisierte Rechtsanwälte, erfahrene Steuerberater und gegebenenfalls Praxisberater oder -vermittler – unerlässlich, um rechtliche, steuerliche und betriebswirtschaftliche Fallstricke zu vermeiden und den Prozess optimal zu gestalten.

Die Praxisübergabe birgt sowohl Chancen als auch Herausforderungen. Für die Nachfolge bietet sie die Möglichkeit, auf einer etablierten Basis aufzubauen, von einem bestehenden Patientenstamm und eingespielten Strukturen zu profitieren und gleichzeitig eigenen „frischen Wind“ sowie neue Therapieansätze einzubringen. Für den Abgeber bedeutet eine erfolgreiche Übergabe die Sicherung seines Lebenswerks, einen finanziell abgesicherten Übergang in den Ruhestand oder die Freiheit für neue Projekte. Die Herausforderungen liegen insbesondere in der erfolgreichen Bindung von Patienten und Mitarbeitern an die neue Praxisführung sowie in der Sicherstellung der langfristigen wirtschaftlichen Stabilität der Praxis unter neuer Leitung.

Daher lautet der abschließende Appell an alle Beteiligten: Beginnen Sie rechtzeitig mit der Planung Ihrer Praxisübergabe oder Ihrer angestrebten Praxisübernahme. Nutzen Sie die vielfältigen Informations- und Unterstützungsangebote von Berufsverbänden, Kammern und spezialisierten Beratern. Gestalten Sie den Übergabeprozess aktiv, strategisch und partnerschaftlich. So legen Sie den Grundstein für eine Zukunft, die sowohl für den Praxisabgeber als auch für die Nachfolge erfolgreich und zufriedenstellend ist.