Erfolgreiche Pressearbeit Ergotherapie: Die Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihre Praxis

Geschätzte Lesezeit: 12 Minuten

Key Takeaways

• Pressearbeit Ergotherapie steigert gezielt die Sichtbarkeit und Bekanntheit Ihrer Praxis.
• Sie ist ein Schlüssel zum Aufbau von Vertrauen und zur Formung eines positiven Praxisimages.
• Eine klare Strategie (Ziele, Zielgruppen, Kernbotschaften) und relevante Themenfindung sind die Basis des Erfolgs.
• Der Aufbau und die kontinuierliche Pflege persönlicher Medienkontakte sind entscheidend.
• Professionelle Pressematerialien (Pressemitteilung, Pressefotos) erleichtern Journalisten die Arbeit und erhöhen die Veröffentlichungschancen.
• Pressearbeit ist ein kontinuierlicher Prozess, dessen Erfolg gemessen und in die gesamte Öffentlichkeitsarbeit integriert werden sollte.

Inhaltsverzeichnis

• Einleitung: Sichtbarkeit als Erfolgsfaktor für Ihre Ergotherapie-Praxis
• 1. Was ist Pressearbeit und warum ist sie für die Ergotherapie entscheidend?
• 2. Die Basis legen: Strategische Vorbereitung Ihrer Pressearbeit Ergotherapie
• 3. Der Weg in die Medien: Aufbau und Pflege von Medienkontakten für Ihre Ergotherapie-Praxis
• 4. Das Handwerkszeug der Pressearbeit Ergotherapie: Professionelle Pressematerialien
• 5. Die Umsetzung: Pressearbeit Ergotherapie aktiv betreiben und begleiten
• 6. Erfolg messen und langfristig denken: Nachhaltige Pressearbeit für Ihr Praxisimage
• Fazit: Starten Sie jetzt mit Ihrer Pressearbeit Ergotherapie
• FAQ-Sektion

Einleitung: Sichtbarkeit als Erfolgsfaktor für Ihre Ergotherapie-Praxis

Im heutigen, zunehmend kompetitiven Gesundheitsmarkt ist Sichtbarkeit kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit für den Erfolg einer Ergotherapie-Praxis. Patientinnen und Patienten, aber auch zuweisende Ärztinnen und Ärzte sowie Kooperationspartner müssen wissen, dass es Ihre Praxis gibt und welche spezifischen Leistungen Sie anbieten. Doch genau hier liegt oft eine ungenutzte Chance: Viele Praxen schöpfen das enorme Potenzial der Öffentlichkeitsarbeit nicht vollständig aus, um sich bekannt zu machen und ihr Profil zu schärfen.

An dieser Stelle setzt gezielte und professionelle Pressearbeit Ergotherapie an. Sie ist ein entscheidender Schlüssel, um die Bekanntheit Ihrer Praxis zu steigern, Vertrauen aufzubauen und ein positives Praxisimage zu formen. Gute Pressearbeit hilft Ihnen, Ihre Expertise zu demonstrieren und die vielfältigen Möglichkeiten der Ergotherapie einem breiteren Publikum verständlich zu machen.

Dieser Beitrag dient als praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung. Er zeigt Ihnen konkret, wie Sie als Ergotherapeutin oder Ergotherapeut professionelle Pressearbeit erfolgreich in Ihren Praxisalltag integrieren können – auch ohne großes Marketingbudget. Sie erfahren, wie Sie relevante Themen finden, professionelle Materialien erstellen, wertvolle Medienkontakte knüpfen und pflegen und letztlich Ihre Kommunikationsziele erreichen. Ziel ist es, Ihnen das nötige Rüstzeug an die Hand zu geben, um Ihr Praxisimage aktiv zu gestalten, Vertrauen bei allen relevanten Zielgruppen zu fördern und dadurch potenziell neue Patientinnen und Patienten oder wertvolle Kooperationspartner für Ihre Ergotherapie-Praxis zu gewinnen.

1. Was ist Pressearbeit und warum ist sie für die Ergotherapie entscheidend?

Um die Bedeutung von Pressearbeit für Ihre Ergotherapie-Praxis zu verstehen, ist es hilfreich, zunächst die Begriffe Öffentlichkeitsarbeit (Public Relations, PR) und Pressearbeit klar voneinander abzugrenzen und ihre spezifischen Ziele im Kontext der Ergotherapie zu definieren.

Öffentlichkeitsarbeit (Public Relations): Ein umfassender Ansatz

Öffentlichkeitsarbeit, oft auch als Public Relations (PR) bezeichnet, ist die geplante, strategische und kontinuierliche Kommunikation einer Organisation – in diesem Fall Ihrer Ergotherapie-Praxis – mit all ihren relevanten Bezugsgruppen. Dazu zählen aktuelle und potenzielle Patientinnen und Patienten, deren Angehörige, zuweisende Ärztinnen und Ärzte, Kliniken, andere Therapeutinnen und Therapeuten, Kostenträger, die lokale Gemeinschaft, Medienvertreterinnen und -vertreter sowie potenzielle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das übergeordnete Ziel der Öffentlichkeitsarbeit ist es, Verständnis, Vertrauen und eine positive Beziehung zu diesen Gruppen aufzubauen und langfristig zu pflegen. Öffentlichkeitsarbeit umfasst dabei ein breites Spektrum an Kommunikationsinstrumenten, wie zum Beispiel die Gestaltung der Praxis-Website, Social-Media-Aktivitäten, die Organisation von Veranstaltungen (z.B. Tag der offenen Tür), die Erstellung von Flyern oder Newslettern und eben auch die Pressearbeit.

Pressearbeit: Der gezielte Dialog mit den Medien

Die Pressearbeit ist ein spezifischer und sehr wichtiger Teilbereich der Öffentlichkeitsarbeit. Sie konzentriert sich ausschließlich auf die Kommunikation mit Medienvertreterinnen und -vertretern, also Journalistinnen, Journalisten, Redakteurinnen und Redakteuren von Zeitungen, Online-Portalen, Radio- und Fernsehsendern sowie Fachmagazinen. Das primäre Ziel der Pressearbeit ist es, eine positive und informative Berichterstattung über Ihre Ergotherapie-Praxis und Ihre Leistungen in den redaktionellen Teilen dieser Medien zu erreichen. Es geht darum, Ihre Themen so aufzubereiten, dass sie für die Medien interessant sind und von diesen aufgegriffen werden.

Abgrenzung zur Werbung: Verdiente vs. Gekaufte Aufmerksamkeit

Ein wesentlicher Unterschied zwischen Pressearbeit und Werbung liegt in der Art der Medienpräsenz. Pressearbeit zielt auf verdiente Medienpräsenz (Earned Media). Das bedeutet, dass Journalistinnen und Journalisten aufgrund des Nachrichtenwerts oder der Relevanz Ihres Themas freiwillig darüber berichten. Solche redaktionellen Beiträge werden von der Öffentlichkeit in der Regel als glaubwürdiger und objektiver wahrgenommen als bezahlte Werbung (Paid Media), bei der Sie für die Platzierung Ihrer Botschaft bezahlen. Ein Zeitungsartikel über eine innovative Therapiemethode in Ihrer Ergotherapie-Praxis wirkt oft überzeugender und nachhaltiger als eine reine Anzeige.

Spezifische Ziele der Pressearbeit für die Ergotherapie

Für eine Ergotherapie-Praxis verfolgt gezielte Pressearbeit mehrere wichtige Ziele:

• Bekanntheit steigern: Ihre Praxis wird in Ihrem lokalen und regionalen Umfeld bekannter. Menschen erfahren, dass es Sie gibt und wo Sie zu finden sind.
• Leistungsspektrum kommunizieren: Sie können verständlich erklären, was Ergotherapie leistet, bei welchen Beschwerden oder Herausforderungen sie hilft und welche speziellen Angebote Ihre Praxis hat. Dies ist besonders wichtig, da die Vielfalt der Ergotherapie oft nicht allgemein bekannt ist.
• Vertrauen aufbauen: Positive Berichterstattung in unabhängigen Medien schafft Vertrauen bei potenziellen Patientinnen und Patienten sowie bei wichtigen Zuweiserinnen und Zuweisern wie Ärztinnen, Ärzten und Kliniken.
• Praxisimage gestalten: Sie können durch die Auswahl der Themen und die Art der Kommunikation aktiv beeinflussen, wie Ihre Praxis wahrgenommen wird – beispielsweise als besonders modern, spezialisiert auf bestimmte Bereiche (Pädiatrie, Neurologie, Handtherapie etc.), patientenorientiert oder innovativ.
• Expertise positionieren: Durch Fachbeiträge oder Statements zu relevanten Gesundheitsthemen können Sie sich und Ihr Team als Expertinnen und Experten auf dem Gebiet der Ergotherapie positionieren.
• Aufklärung leisten: Sie tragen dazu bei, die Öffentlichkeit über den Nutzen, die Wirksamkeit und die breite Anwendungsmöglichkeit der Ergotherapie aufzuklären und Missverständnisse abzubauen.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Professionelle Pressearbeit ist ein strategisches Instrument, das weit über reine Bekanntmachung hinausgeht. Sie stärkt die Reputation, fördert das Vertrauen und trägt maßgeblich zur positiven Wahrnehmung und zum langfristigen Erfolg Ihrer Ergotherapie-Praxis bei.

2. Die Basis legen: Strategische Vorbereitung Ihrer Pressearbeit Ergotherapie

Erfolgreiche Pressearbeit beginnt nicht erst mit dem Schreiben einer Pressemitteilung, sondern mit einer sorgfältigen strategischen Vorbereitung. Bevor Sie aktiv auf Medien zugehen, müssen Sie klare Ziele definieren, Ihre Kernbotschaften formulieren und relevante Themen identifizieren. Diese Basisarbeit ist entscheidend für die Wirksamkeit Ihrer Kommunikationsmaßnahmen im Bereich Pressearbeit Ergotherapie.

Zielgruppen definieren: Wen wollen Sie erreichen?

Der erste Schritt ist die genaue Definition Ihrer Zielgruppen. Fragen Sie sich: Wen möchten Sie mit Ihrer Pressearbeit primär ansprechen? Je klarer Sie Ihre Zielgruppen definieren, desto gezielter können Sie Ihre Botschaften und die Auswahl der Medien darauf abstimmen.

Mögliche Zielgruppen für eine Ergotherapie-Praxis sind:

• Potenzielle Patientinnen und Patienten: Personen mit spezifischen Beschwerden (z.B. nach Schlaganfall, mit Rheuma, Kinder mit Entwicklungsstörungen) und deren Angehörige.
• Zuweisende Ärztinnen und Ärzte: Hausärztinnen/-ärzte, Fachärztinnen/-ärzte (Orthopäden, Neurologen, Kinderärzte etc.), Kliniken und Reha-Einrichtungen.
• Andere Therapeutinnen und Therapeuten: Zur Vernetzung und für mögliche Kooperationen (z.B. Physiotherapeuten, Logopäden).
• Kostenträger: Krankenkassen und Berufsgenossenschaften (relevant z.B. bei Vorstellung neuer anerkannter Verfahren).
• Lokale Gemeinschaft: Anwohnerinnen und Anwohner, lokale Vereine, Schulen, Kindergärten, Seniorenheime, um die Praxis als Teil der Gemeinschaft zu etablieren.
• Potenzielle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.

Überlegen Sie anschließend: Welche Medien konsumieren diese spezifischen Zielgruppen? Liest die ältere Patientin eher die lokale Tageszeitung, während der Facharzt vielleicht ein bestimmtes medizinisches Fachblatt abonniert hat? Diese Überlegungen helfen Ihnen später bei der Auswahl der richtigen Medien für Ihre Pressearbeit.

Kernbotschaften formulieren: Was wollen Sie sagen?

Was sind die ein bis drei wichtigsten Aussagen, die über Ihre Ergotherapie-Praxis und Ihre Arbeit hängen bleiben sollen? Diese Kernbotschaften bilden das Herzstück Ihrer Kommunikation. Sie sollten klar, prägnant, leicht verständlich und vor allem relevant für Ihre definierten Zielgruppen sein.

Formulieren Sie Botschaften, die Ihr Alleinstellungsmerkmal (Unique Selling Proposition, USP) hervorheben:

• Was macht Ihre Praxis besonders?
• Welche Spezialisierungen bieten Sie an?
• Welchen besonderen Nutzen haben Patientinnen und Patienten von Ihrer Behandlung?

Beispiele für Kernbotschaften einer Ergotherapie-Praxis könnten sein:

• „Praxis Müller: Ihr Spezialist für Handtherapie nach neuesten wissenschaftlichen Erkenntnissen in Musterstadt.“
• „Mit spielerischer Ergotherapie unterstützen wir Kinder mit Entwicklungsverzögerungen dabei, ihr volles Potenzial zu entfalten.“
• „Innovative Demenz-Ergotherapie in der Praxis Schmidt: Wir verbessern die Lebensqualität und erhalten die Selbstständigkeit im Alter.“
• „Bei uns steht der Mensch im Mittelpunkt: Unsere Ergotherapie zeichnet sich durch eine besonders individuelle und patientenorientierte Betreuung aus.“

Diese Kernbotschaften sollten sich wie ein roter Faden durch Ihre gesamte Pressearbeit ziehen und helfen, ein konsistentes Praxisimage aufzubauen.

Themenfindung – Was ist medienrelevant?

Nicht jede Neuigkeit aus Ihrer Praxis ist automatisch eine Geschichte für die Presse. Um erfolgreich in den Medien platziert zu werden, benötigen Sie Themen, die für Journalistinnen, Journalisten und deren Leserschaft interessant sind. Starten Sie ein Brainstorming: Welche Geschichten, Ereignisse oder Entwicklungen aus Ihrer Ergotherapie-Praxis könnten medienrelevant sein?

Folgende Kriterien helfen bei der Bewertung potenzieller Themen:

• Neuigkeitswert: Ist die Information neu, aktuell oder überraschend?
• Relevanz: Betrifft das Thema viele Menschen oder eine spezifische, aber für das Medium wichtige Zielgruppe? Hat es einen Bezug zu aktuellen gesellschaftlichen Diskussionen (z.B. demografischer Wandel, Inklusion, psychische Gesundheit)?
• Lokaler/Regionaler Bezug: Ist das Thema für die Menschen in der Region von Bedeutung? Lokale Medien berichten bevorzugt über lokale Ereignisse.
• Menschlicher Faktor: Lassen sich Geschichten von Menschen erzählen (Patientenerfolge, Engagement des Teams)? Emotionen und persönliche Schicksale wecken Interesse.
• Nutzen/Service: Bietet das Thema den Leserinnen und Lesern einen konkreten Nutzen, Tipps oder Informationen?

Beispiele für medienrelevante Themen aus einer Ergotherapie-Praxis:

• Praxiseröffnung/-erweiterung: Eröffnung neuer Räume, eines zweiten Standorts oder Übernahme einer bestehenden Praxis.
• Neue Angebote/Methoden: Einführung einer innovativen Therapiemethode (z.B. tiergestützte Ergotherapie, Virtual Reality in der Reha, digitales Hirnleistungstraining), eines neuen Kurses oder einer Spezialsprechstunde.
• Jubiläen: Praxisjubiläum (z.B. 10, 20, 25 Jahre).
• Veranstaltungen: Tag der offenen Tür, Informationsabend zu einem bestimmten Thema (z.B. „Gesunder Rücken“, „Fit für die Schule“), Workshops.
• Patienten-Erfolgsgeschichten: Bewegende oder beispielhafte Verläufe (immer anonymisiert und nur mit ausdrücklichem Einverständnis der betroffenen Person!).
• Kooperationen: Start einer Zusammenarbeit mit lokalen Institutionen wie Schulen, Kindergärten, Seniorenheimen, Sportvereinen oder anderen Gesundheitsanbietern.
• Gesundheitsaktionen: Teilnahme an oder Organisation von lokalen Gesundheitsinitiativen, Präventionstagen oder Messen.
• Saisonale Themen: Anlässe wie Schulanfang („Ergotherapeutische Tipps für einen guten Schulstart“), Ferienbeginn („Fit für den Urlaub trotz Handicap?“), Jahreszeitenwechsel („Mit Ergotherapie aktiv durch den Herbst“).
• Experten-Statements: Stellungnahme oder Hintergrundinformationen zu aktuellen Gesundheitsthemen, die einen Bezug zur Ergotherapie haben (z.B. Zunahme von Haltungsschäden bei Kindern, Umgang mit Long-COVID-Symptomen, Sturzprävention bei Senioren).
• Team-Vorstellung: Vorstellung neuer Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter mit besonderen Qualifikationen oder eines langjährigen Teammitglieds.

Diese strategische Vorbereitung – die klare Definition von Zielen, Botschaften und relevanten Themen – bildet das Fundament für eine erfolgreiche und zielgerichtete Pressearbeit, die Ihr Praxisimage nachhaltig stärkt.

3. Der Weg in die Medien: Aufbau und Pflege von Medienkontakten für Ihre Ergotherapie-Praxis

Nachdem Sie Ihre Strategie festgelegt und interessante Themen identifiziert haben, geht es darum, den Weg in die Medien zu finden. Ein entscheidender Faktor für erfolgreiche Pressearbeit Ergotherapie ist der Aufbau und die sorgfältige Pflege von persönlichen Medienkontakten. Gute Beziehungen zu Journalistinnen, Journalisten und Redaktionen erhöhen die Chance, dass Ihre Themen Gehör finden und veröffentlicht werden.

Relevante Medien identifizieren: Wer kommt in Frage?

Der erste Schritt ist die Identifikation der Medien, die für Ihre Zielgruppen und Ihre geografische Region relevant sind. Erstellen Sie eine Liste potenzieller Medienpartner. Denken Sie dabei breit:

• Lokale Tageszeitungen: Oft die wichtigste Quelle für lokale Nachrichten und Ereignisse.
• Regionale Anzeigenblätter/Wochenzeitungen: Erreichen oft eine hohe Haushaltsabdeckung und haben meist einen starken Lokalteil.
• Online-Nachrichtenportale der Region: Lokale News-Websites oder Regionalausgaben überregionaler Portale.
• Lokale Radiosender: Bieten Möglichkeiten für Interviews oder kurze Berichte.
• Lokale/Regionale Fernsehsender: Kommen bei visuell interessanten Themen oder größeren Ereignissen in Frage.
• Fachzeitschriften: Magazine für Ergotherapie, Physiotherapie, Gesundheitsberufe, Medizin oder spezifische Bereiche (z.B. Pädiatrie, Geriatrie), falls Ihr Thema überregional relevant ist oder sich an Fachkreise richtet.
• Gesundheitsseiten/-beilagen überregionaler Medien: Für Themen von allgemeinem Interesse oder hoher Relevanz.
• Magazine von Krankenkassen oder Verbänden: Können für bestimmte Themen ebenfalls relevant sein.

Ansprechpartner recherchieren: Wer ist zuständig?

Sobald Sie die relevanten Medien identifiziert haben, geht es darum, die richtigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in den Redaktionen zu finden. Eine allgemeine E-Mail an info@zeitung.de landet oft ungelesen im digitalen Papierkorb. Finden Sie heraus, wer für welche Themenbereiche (Ressorts) zuständig ist: Lokales, Gesundheit, Soziales, Familie, Wirtschaft – je nachdem, wo Ihr Thema am besten passt.

Quellen für die Recherche sind:

• Impressum: Auf der Website oder in der Printausgabe des Mediums finden Sie oft Namen und Kontaktdaten von Redakteurinnen und Redakteuren.
• Redaktionsseiten: Manche Medien listen ihre Redaktionsteams und Zuständigkeiten auf.
• Anruf in der Redaktion: Fragen Sie freundlich im Sekretariat nach, wer für Ihr spezifisches Thema (z.B. Gesundheitsthemen aus der Region Musterstadt) zuständig ist.
• Berufliche Netzwerke: Plattformen wie XING oder LinkedIn können helfen, Journalistinnen und Journalisten und deren Spezialgebiete zu identifizieren.

Ziel ist es, den Namen, die Funktion (Ressort), die direkte E-Mail-Adresse und idealerweise auch die Telefonnummer der relevanten Person zu erhalten.

Aufbau von Medienkontakten: Der erste Schritt

Der erste Kontakt sollte gut vorbereitet sein. Ob Sie anrufen oder eine E-Mail schreiben, hängt von Ihrer Präferenz und der Situation ab. Ein kurzer Anruf kann persönlicher sein, eine E-Mail gibt der angesprochenen Person mehr Zeit zur Prüfung.

• Stellen Sie sich kurz vor: Wer sind Sie, welche Ergotherapie-Praxis vertreten Sie?
• Begründen Sie die Relevanz: Warum ist Ihr Thema für genau dieses Medium und dessen Leserschaft interessant?
• Personalisieren Sie die Ansprache: Verwenden Sie den Namen der Person. Zeigen Sie, dass Sie sich mit dem Medium beschäftigt haben (z.B. „Ich habe Ihren letzten Artikel über die neue Gesundheitsinitiative in Musterstadt gelesen und dachte, mein Thema zur Sturzprävention durch Ergotherapie könnte ebenfalls gut passen…“). Vermeiden Sie unbedingt unpersönliche Massen-E-Mails.
• Bieten Sie Nutzen: Liefern Sie gut aufbereitete, interessante Informationen und Geschichten. Erleichtern Sie den Journalistinnen und Journalisten die Arbeit. Denken Sie daran: Sie bieten Information, keine platte Werbung.
• Fassen Sie sich kurz: Respektieren Sie die knappe Zeit von Medienschaffenden.

Pflege von Medienkontakten: Beziehungen aufbauen

Gute Medienkontakte sind wie gute Beziehungen – sie müssen gepflegt werden. Es geht darum, langfristig Vertrauen aufzubauen.

• Bleiben Sie in Kontakt: Melden Sie sich regelmäßig, aber übertreiben Sie es nicht. Auch wenn Sie gerade kein eigenes akutes Thema haben, können Sie sich mal melden, z.B. um auf einen interessanten Artikel der Person zu reagieren oder Informationen zu einem verwandten Thema anzubieten.
• Seien Sie zuverlässig: Halten Sie Zusagen ein. Wenn Sie Informationen oder ein Interview versprechen, liefern Sie pünktlich und in guter Qualität.
• Zeigen Sie Verständnis: Machen Sie sich mit den Arbeitsweisen von Journalistinnen und Journalisten vertraut (Deadlines, Themenplanung, Gatekeeper-Funktion). Nicht jede Anfrage oder Pressemitteilung kann berücksichtigt werden.
• Seien Sie eine Ressource: Positionieren Sie sich als kompetente Ansprechperson für Ergotherapie-Themen, auch für allgemeine Anfragen.
• Denken Sie langfristig: Melden Sie sich nicht nur, wenn Sie etwas von den Medien wollen. Ein guter Kontakt basiert auf gegenseitigem Respekt und Nutzen.

Presseverteiler erstellen und pflegen: Die Kontakt-Datenbank

Um den Überblick zu behalten und Ihre Aussendungen effizient zu gestalten, ist ein gut gepflegter Presseverteiler unerlässlich. Dies ist im Grunde eine Datenbank (z.B. eine Excel-Tabelle) mit allen relevanten Medienkontakten.

Ein Presseverteiler sollte mindestens folgende Informationen enthalten:

• Medium (Name der Zeitung, des Senders etc.)
• Name der Ansprechperson
• Funktion/Ressort
• Direkte E-Mail-Adresse
• Direkte Telefonnummer
• Evtl. Notizen (z.B. bevorzugte Themen, letzter Kontakt)

Dieser Verteiler muss regelmäßig aktualisiert werden, da Journalistinnen und Journalisten häufiger die Position oder das Medium wechseln. Sie können den Verteiler auch nach Medienart (Print, Online, Radio) oder Themenschwerpunkten segmentieren, um Ihre Pressemitteilungen noch gezielter versenden zu können.

Der systematische Aufbau und die kontinuierliche Pflege von Medienkontakten sind zeitintensiv, aber eine der wichtigsten Investitionen in eine erfolgreiche Pressearbeit Ergotherapie.

4. Das Handwerkszeug der Pressearbeit Ergotherapie: Professionelle Pressematerialien

Gute Medienkontakte sind die eine Hälfte des Erfolgs, professionell aufbereitete Informationen die andere. Journalistinnen und Journalisten erhalten täglich eine Flut von Anfragen und Mitteilungen. Um aus dieser Masse herauszustechen und die Chance auf eine Berichterstattung zu erhöhen, benötigen Sie überzeugende Pressematerialien. Die wichtigsten Instrumente der Pressearbeit Ergotherapie sind die Pressemitteilung und aussagekräftige Pressefotos.

Die Pressemitteilung (PM): Das Kernstück Ihrer Kommunikation

Die Pressemitteilung (PM) ist das Standardwerkzeug, um Medien über ein relevantes Thema, ein Ereignis oder eine Neuigkeit aus Ihrer Ergotherapie-Praxis zu informieren. Ihr Ziel ist es, das Interesse der Redaktion zu wecken und die wichtigsten Informationen so aufzubereiten, dass sie leicht für einen Artikel verwendet werden können.

Eine klassische Pressemitteilung folgt einem bewährten Aufbau:

1. Logo und Kontaktdaten: Platzieren Sie Ihr Praxislogo und Ihre vollständigen Kontaktdaten gut sichtbar oben auf der Seite.
2. Ort, Datum: Geben Sie den Ort der Veröffentlichung (Sitz Ihrer Praxis) und das aktuelle Datum an.
3. Überschrift: Die Überschrift ist entscheidend! Sie muss prägnant, informativ und aussagekräftig sein. Im Idealfall fasst sie die Kernnachricht zusammen und enthält das wichtigste Keyword. Sie sollte Neugier wecken und nicht länger als ein bis zwei Zeilen sein. Beispiel: „Ergotherapie Müller eröffnet Zentrum für innovative Handtherapie in Musterstadt“.
4. Lead-Absatz (Vorspann): Dieser erste Absatz ist der wichtigste. Er beantwortet die journalistischen W-Fragen: Wer? Was? Wann? Wo? Warum? Wie? Quelle? Der Lead muss alle wesentlichen Informationen enthalten und das Interesse zum Weiterlesen wecken. Oft entscheiden Redakteurinnen und Redakteure allein anhand des Leads, ob das Thema relevant ist.
5. Hauptteil: Hier folgen weitere Details, Hintergrundinformationen und Erklärungen. Strukturieren Sie den Text nach dem Prinzip der „umgekehrten Pyramide“: Das Wichtigste kommt zuerst, Details und Hintergründe folgen in absteigender Wichtigkeit. So können Redaktionen den Text bei Bedarf von hinten kürzen, ohne die Kerninformation zu verlieren. Integrieren Sie Zitate, z.B. von der Praxisleitung oder einer Therapeutin/einem Therapeuten, um den Text lebendiger zu gestalten und Ihre Kernbotschaften zu transportieren. Erläutern Sie den Nutzen der Ergotherapie im Kontext des Themas verständlich.
6. Boilerplate (Abbinder): Am Ende der PM steht ein kurzer Standardtext (ca. 3-5 Sätze) über Ihre Ergotherapie-Praxis. Er beschreibt kurz, wer Sie sind, was Sie tun, welche Spezialisierungen Sie haben und was Ihre Praxis auszeichnet. Dieser „Abbinder“ sorgt für Wiedererkennungswert.
7. Pressekontakt: Nennen Sie am Schluss eine klare Ansprechperson für Rückfragen von Journalistinnen und Journalisten, inklusive Name, Funktion, direkter Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Stil und Inhalt: Schreiben Sie sachlich, informativ und objektiv. Vermeiden Sie werbliche Sprache („einzigartig“, „revolutionär“). Verwenden Sie eine klare, verständliche Sprache. Fachbegriffe sollten Sie entweder vermeiden oder kurz erklären, da nicht alle Leserinnen und Leser medizinischen Hintergrund haben. Achten Sie auf Präzision und absolute Fehlerfreiheit in Rechtschreibung und Grammatik. Zitate dürfen persönlicher und meinungsstärker sein. Die ideale Länge einer PM überschreitet selten eine DIN A4-Seite.

Pressefotos: Bilder sagen mehr als tausend Worte

Professionelle Pressefotos sind für die Pressearbeit von enormer Bedeutung. Ein gutes Bild kann die Chance auf eine Veröffentlichung erheblich steigern, insbesondere in Printmedien und Online-Portalen. Oft wird ein Thema erst durch ein ansprechendes Foto für die Redaktion interessant.

Anforderungen an gute Pressefotos:

• Hohe Auflösung: Für Printmedien benötigen Sie eine Auflösung von mindestens 300 dpi (dots per inch) bei ausreichender Größe.
• Technische Qualität: Die Fotos müssen scharf, gut belichtet und gut komponiert sein.
• Aussagekraft: Die Bilder sollten das Thema der Pressemitteilung illustrieren und einen Einblick in Ihre Ergotherapie-Praxis geben.
• Professionalität: Vermeiden Sie Schnappschüsse. Die Bilder sollten professionell wirken, aber gleichzeitig authentisch sein.
• Motive: Zeigen Sie Ihre Praxisräume, Ihr Team bei der Arbeit (Achtung: Bei Abbildung von Patientinnen und Patienten benötigen Sie unbedingt deren schriftliches Einverständnis und müssen die Privatsphäre wahren!), neue Therapiegeräte, symbolische Bilder, die das Thema veranschaulichen (z.B. Hände bei Handtherapie, spielende Kinder bei Pädiatrie).
• Bildunterschriften: Jedes Foto benötigt eine kurze, informative Bildunterschrift (Caption), die erklärt, wer oder was zu sehen ist.
• Bereitstellung: Stellen Sie die Fotos in gängigen Formaten (z.B. JPG) bereit. Am besten bieten Sie in der Pressemitteilung einen Download-Link zu den hochauflösenden Bildern an oder klären mit der Redaktion, wie die Fotos gewünscht werden (Anhänge können bei manchen Mail-Systemen Probleme bereiten oder im Spam landen). Achten Sie auf die Dateigröße bei E-Mail-Anhängen.
• Bildrechte: Stellen Sie unbedingt sicher, dass Sie die uneingeschränkten Nutzungsrechte für die Veröffentlichung der Fotos durch Dritte (die Medien) besitzen. Klären Sie dies bei Beauftragung einer Fotografin oder eines Fotografen explizit.

Optionale Pressemappe: Das Informationspaket

Bei größeren Anlässen wie einer Praxiseröffnung, einem Jubiläum oder einem Tag der offenen Tür kann es sinnvoll sein, eine Pressemappe zusammenzustellen. Diese bündelt alle relevanten Informationen für Journalistinnen und Journalisten. Heutzutage werden Pressemappen meist digital als PDF oder als eigener Bereich auf der Praxis-Website („Pressebereich“) bereitgestellt. Eine physische Mappe ist seltener geworden.

Mögliche Inhalte einer Pressemappe:

• Die aktuelle(n) Pressemitteilung(en) zum Anlass.
• Eine Auswahl an hochwertigen Pressefotos.
• Ein Basisinformationsblatt (Fact Sheet) zur Ergotherapie-Praxis (Gründungsjahr, Teamgröße, Schwerpunkte, Kontaktdaten).
• Kurzprofile der Praxisleitung und der Therapeutinnen und Therapeuten (Vita, Spezialisierungen).
• Digitale Versionen von Praxis-Flyern oder Broschüren.
• Eventuell anonymisierte Fallbeispiele oder Patientengeschichten (mit Einverständnis).

Professionelle Pressematerialien signalisieren den Medien Ihre Ernsthaftigkeit und erleichtern ihnen die Arbeit erheblich. Sie sind ein unverzichtbarer Bestandteil erfolgreicher Pressearbeit Ergotherapie.

5. Die Umsetzung: Pressearbeit Ergotherapie aktiv betreiben und begleiten

Mit einer klaren Strategie, relevanten Themen, gepflegten Medienkontakten und professionellen Materialien sind Sie gut gerüstet für die aktive Umsetzung Ihrer Pressearbeit Ergotherapie. Nun geht es darum, Ihre Informationen gezielt an die Medien zu bringen und den Prozess professionell zu begleiten.

Versand von Pressemitteilungen: Der richtige Weg zum Ziel

Der Versand Ihrer Pressemitteilung (PM) ist ein entscheidender Moment. Hierbei sind Timing und Methode wichtig:

• Timing: Wann ist der beste Zeitpunkt für den Versand? Vermeiden Sie generell den späten Freitagnachmittag, Wochenenden oder die Zeit kurz vor Feiertagen, da Redaktionen dann oft unterbesetzt sind oder andere Prioritäten haben. Berücksichtigen Sie den Redaktionsschluss der jeweiligen Medien (insbesondere bei Print). Bei Terminen (z.B. Veranstaltungshinweis) sollten Sie die PM mit ausreichend Vorlauf senden, idealerweise ein bis zwei Wochen vorher. Bei aktuellen Themen gilt: Schnell handeln!
• Kanäle: Der bevorzugte Kanal ist heute die E-Mail. Senden Sie die PM an Ihre personalisierten Kontakte aus dem Presseverteiler. Es hat sich bewährt, den Text der PM direkt in den E-Mail-Body zu kopieren (damit er sofort lesbar ist) UND zusätzlich als gut formatiertes PDF anzuhängen.
• E-Mail-Gestaltung: Verwenden Sie eine aussagekräftige Betreffzeile, die sofort das Thema erkennen lässt (z.B. „Pressemitteilung: Ergotherapie Meier führt tiergestützte Therapie ein“ oder „Presse-Einladung: Tag der offenen Tür Praxis Ergotherapie Schmidt am [Datum]“). Beginnen Sie die E-Mail mit einer persönlichen Anrede („Sehr geehrte Frau Müller,“ statt „Sehr geehrte Damen und Herren,“). Weisen Sie in der E-Mail kurz auf das Thema hin und bieten Sie ggf. einen Link zum Download von Pressefotos an.
• Selektion: Versenden Sie Ihre PM gezielt nur an die Journalistinnen, Journalisten und Medien, für die das Thema wirklich relevant ist. Massenversand an irrelevante Kontakte schadet eher Ihrem Ruf und führt dazu, dass zukünftige Mails ignoriert werden.

Nachfassen: Freundlich nachfragen erlaubt?

Nach dem Versand einer PM stellt sich oft die Frage: Soll man nachhaken, wenn keine Reaktion kommt? Ja, aber mit Fingerspitzengefühl.

• Wann? Warten Sie mindestens ein bis zwei Arbeitstage nach dem Versand, bevor Sie nachfassen. Geben Sie der Redaktion Zeit, die Mail zu sichten.
• Wie? Der beste Weg ist oft ein kurzer, freundlicher Telefonanruf. Fragen Sie höflich nach, ob die Pressemitteilung angekommen ist, ob Interesse am Thema besteht oder ob vielleicht noch weitere Informationen oder Bilder benötigt werden. Alternativ können Sie eine kurze, ebenfalls freundliche E-Mail senden.
• Stil: Seien Sie kurz, prägnant und respektieren Sie die Zeit der Medienschaffenden. Vermeiden Sie jeglichen Druck oder Vorwürfe („Warum haben Sie noch nicht berichtet?“). Ziel des Nachfassens ist es, Ihr Thema nochmals freundlich in Erinnerung zu rufen und Hilfsbereitschaft zu signalisieren. Manchmal geht eine Mail im Alltagsgeschäft einfach unter.

Umgang mit Medienanfragen: Professionell reagieren

Wenn eine Redaktion Interesse zeigt oder von sich aus auf Sie zukommt (z.B. für ein Statement zu einem aktuellen Gesundheitsthema), ist eine schnelle und professionelle Reaktion wichtig.

• Reaktionszeit: Antworten Sie auf Anfragen so schnell wie möglich, idealerweise noch am selben Tag. Journalistinnen und Journalisten arbeiten oft unter Zeitdruck.
• Vorbereitung: Seien Sie auf mögliche Fragen vorbereitet. Halten Sie Ihre Kernbotschaften parat. Bei Interviewanfragen können Sie ggf. höflich darum bitten, die Themenschwerpunkte oder einige Fragen vorab zu erfahren, um sich besser vorbereiten zu können.
• Verfügbarkeit: Signalisieren Sie Bereitschaft und Flexibilität für Interviews (telefonisch, persönlich, per Video), Statements oder Fototermine. Klären Sie, wer in Ihrer Ergotherapie-Praxis als Ansprechperson für die Medien zur Verfügung steht.
• Authentizität und Klarheit: Kommunizieren Sie natürlich, verständlich und authentisch. Zeigen Sie Ihre Expertise, aber vermeiden Sie übermäßigen Fachjargon. Seien Sie ehrlich und transparent.

Proaktive Themenangebote: Die Initiative ergreifen

Gute Pressearbeit bedeutet nicht nur, auf Anlässe wie eine Praxiseröffnung zu reagieren. Seien Sie proaktiv! Wenn Sie ein interessantes Thema haben, das aber vielleicht (noch) keinen konkreten Anlass hat, können Sie es ausgewählten Journalistinnen und Journalisten direkt anbieten.

• Gezielte Ansprache: Wählen Sie eine oder wenige Redaktionen aus, von denen Sie wissen oder vermuten, dass das Thema gut in deren Berichterstattung (Ressort, bisherige Artikel) passen könnte.
• Exklusivität anbieten: Manchmal kann es attraktiv sein, einem Medium ein Thema exklusiv anzubieten („Ich möchte Ihnen dieses Thema gerne exklusiv für Ihre Zeitung/Ihren Sender anbieten…“). Dies kann die Chance auf eine ausführliche Berichterstattung erhöhen. Klären Sie aber genau, was „exklusiv“ in diesem Kontext bedeutet (zeitlich begrenzt? Nur für Print/Online?).

Die aktive Umsetzung und Begleitung Ihrer Pressearbeit erfordert Engagement und Fingerspitzengefühl im Umgang mit den Medienkontakten. Ein professionelles Vorgehen erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Ergotherapie-Praxis positive Medienpräsenz erhält.

6. Erfolg messen und langfristig denken: Nachhaltige Pressearbeit für Ihr Praxisimage

Pressearbeit Ergotherapie ist keine einmalige Aktion, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der strategisch geplant und dessen Erfolg auch bewertet werden sollte. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Bemühungen Früchte tragen und Ihr Praxisimage nachhaltig positiv beeinflusst wird. Die Erfolgsmessung in der Pressearbeit unterscheidet sich jedoch von der Messung reiner Werbekampagnen.

Erfolgsmessung der Pressearbeit: Wie wirkt Ihre Kommunikation?

Der direkte Return on Investment (ROI) von Pressearbeit ist oft schwer zu beziffern, da sie primär auf „verdiente“ Medienpräsenz abzielt und indirekte Effekte wie Vertrauensbildung und Imagepflege im Vordergrund stehen. Dennoch gibt es verschiedene Indikatoren, mit denen Sie den Erfolg Ihrer Pressearbeit für die Ergotherapie-Praxis messen können:

• Clippings sammeln (Medienbeobachtung):
  • Erfassen Sie systematisch alle Veröffentlichungen (Artikel, Berichte, Erwähnungen) über Ihre Praxis in Printmedien, Online-Portalen, Radio oder TV.
  • Richten Sie Google Alerts mit relevanten Stichworten (Praxisname, Name der Therapeut\*innen, spezielle Angebote) ein.
  • Beobachten Sie regelmäßig die lokalen und relevanten Fachmedien.
  • Diese Sammlung (Clippings) dokumentiert Ihre sichtbaren Erfolge.
• Medienresonanzanalyse (Quantitativ):
  • Zählen Sie die Anzahl der Veröffentlichungen in einem bestimmten Zeitraum.
  • Bewerten Sie die Reichweite der Medien, in denen Sie erschienen sind (Auflage bei Print, Unique Visitors bei Online, Hörer-/Zuschauerzahlen bei Radio/TV – diese Daten sind oft über Mediadaten der Verlage/Sender erhältlich). Eine Veröffentlichung in einer großen Regionalzeitung hat eine andere Wirkung als in einem kleinen Nischenblog.
• Medienresonanzanalyse (Qualitativ):
  • Analysieren Sie die Tonalität der Berichterstattung: War sie überwiegend positiv, neutral oder (im ungünstigsten Fall) negativ?
  • Wurden Ihre Kernbotschaften korrekt und verständlich transportiert?
  • Wurde Ihre Praxis im gewünschten Kontext dargestellt (z.B. als Experte für ein bestimmtes Thema)?
  • Wie prominent war die Platzierung (Titelseite, kleiner Hinweis)?
• Website-Traffic:
  • Überprüfen Sie mithilfe von Webanalyse-Tools (z.B. Google Analytics), ob es nach bestimmten Veröffentlichungen (insbesondere online) zu einem Anstieg der Besucherzahlen auf Ihrer Praxis-Website kam. Achten Sie auf Verweisquellen (Referrer).
• Anfragen und Feedback:
  • Registrieren Sie, ob es eine Zunahme von Anrufen, E-Mails oder Kontaktaufnahmen über das Website-Formular gab, bei denen sich Anfragende explizit auf einen Medienbericht beziehen.
  • Werden Sie von neuen Patientinnen und Patienten, Zuweiserinnen und Zuweisern oder Kooperationspartnern auf Artikel oder Berichte angesprochen? Dieses direkte Feedback ist ein wertvoller Indikator.
• Social Media Mentions:
  • Beobachten Sie, ob über Ihre Praxis oder die Berichterstattung darüber in sozialen Netzwerken gesprochen wird (Shares, Kommentare, Diskussionen).

Die Kombination dieser verschiedenen Indikatoren gibt Ihnen ein umfassendes Bild über die Wirkung Ihrer Pressearbeit.

Pressearbeit als kontinuierlicher Prozess: Dranbleiben lohnt sich

Erfolgreiche Pressearbeit ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Sie erfordert Kontinuität und Geduld.

• Langfristige Strategie: Betrachten Sie Pressearbeit als festen Bestandteil Ihrer Praxiskommunikation und nicht nur als Reaktion auf besondere Ereignisse. Planen Sie Themen und Aktivitäten langfristig.
• Regelmäßigkeit: Identifizieren und kommunizieren Sie regelmäßig relevante Themen aus Ihrer Ergotherapie-Praxis.
• Beziehungsmanagement: Pflegen Sie Ihre Medienkontakte kontinuierlich, auch wenn gerade kein akutes Thema ansteht.
• Geduld: Nicht jede Pressemitteilung führt zu einem Artikel. Lassen Sie sich davon nicht entmutigen. Manchmal passt ein Thema gerade nicht in den Redaktionsplan, kann aber zu einem späteren Zeitpunkt wieder relevant werden.

Integration in die gesamte Öffentlichkeitsarbeit: Das große Ganze sehen

Pressearbeit sollte niemals isoliert betrachtet werden, sondern immer im Kontext Ihrer gesamten Öffentlichkeitsarbeit und Marketingaktivitäten stehen.

• Abstimmung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaften in der Pressearbeit konsistent sind mit den Inhalten auf Ihrer Website, Ihren Social-Media-Kanälen, in Ihrem Newsletter oder bei Veranstaltungen.
• Synergien nutzen: Nutzen Sie Ihre Presseerfolge auch für Ihre anderen Kanäle. Erstellen Sie einen „Presse“-Bereich auf Ihrer Website, wo Sie ausgewählte Artikel (unter Beachtung des Urheberrechts – oft reicht ein Link oder ein Zitat mit Quellenangabe) präsentieren. Teilen Sie Berichte über Ihre Social-Media-Profile. Legen Sie Kopien von Artikeln im Wartezimmer aus.

Langfristiger Nutzen: Ein starkes Praxisimage aufbauen

Der wichtigste Nutzen kontinuierlicher und professioneller Pressearbeit liegt im langfristigen Aufbau eines starken, positiven Praxisimages. Eine Praxis, die regelmäßig positiv in den Medien präsent ist, wirkt glaubwürdig, kompetent und vertrauenswürdig. Dies stärkt nicht nur die Beziehung zu bestehenden Patientinnen und Patienten und Zuweiserinnen und Zuweisern, sondern erleichtert auch die Gewinnung neuer Zielgruppen und trägt somit maßgeblich zum nachhaltigen Erfolg Ihrer Ergotherapie-Praxis bei.

Fazit: Starten Sie jetzt mit Ihrer Pressearbeit Ergotherapie

Zusammenfassend lässt sich festhalten: Professionelle Pressearbeit Ergotherapie ist ein äußerst wirkungsvolles Instrument der Öffentlichkeitsarbeit, das maßgeblich dazu beitragen kann, die Sichtbarkeit Ihrer Praxis zu erhöhen, Vertrauen aufzubauen und Ihr Praxisimage positiv zu gestalten. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer durchdachten Strategie, der Identifikation medienrelevanter Themen, der Erstellung professioneller Pressematerialien, dem Aufbau und der Pflege wertvoller Medienkontakte sowie einer kontinuierlichen Umsetzung und Erfolgskontrolle.

Auch wenn der Einstieg vielleicht zunächst herausfordernd erscheint: Pressearbeit ist kein Hexenwerk und auch für kleinere Ergotherapie-Praxen mit begrenzten Ressourcen machbar. Sie erfordert Engagement, Sorgfalt und ein grundlegendes Verständnis für die Bedürfnisse und Arbeitsweisen von Medien. Doch der Aufwand lohnt sich. Eine positive Medienpräsenz stärkt Ihre Reputation, hebt Sie von Mitbewerbern ab und unterstützt Sie dabei, Ihre Praxisziele zu erreichen – sei es die Gewinnung neuer Patientinnen und Patienten, die Stärkung der Beziehungen zu Zuweiserinnen und Zuweisern oder die Positionierung als Experte in Ihrem Fachgebiet.

Wir möchten Sie ermutigen, aktiv zu werden und die Kommunikation Ihrer Ergotherapie-Praxis selbst in die Hand zu nehmen. Nutzen Sie die in diesem Artikel vorgestellten Schritte als Leitfaden und beginnen Sie, das Potenzial der Pressearbeit für sich zu entdecken.

Ihr nächster Schritt: Identifizieren Sie noch heute drei potenzielle Pressethemen aus Ihrer Praxis! Oder beginnen Sie damit, eine Liste relevanter lokaler Medienkontakte zusammenzustellen. Jeder Schritt bringt Sie näher an eine erfolgreichere Kommunikation und ein stärkeres Praxisimage.

FAQ-Sektion

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Thema Pressearbeit für Ergotherapiepraxen. (Platzhalter – bitte bei Bedarf mit konkreten Fragen und Antworten füllen)