Heilmittelrichtlinie: Der unverzichtbare Leitfaden für Ihre Praxis

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Key Takeaways

• Die Heilmittelrichtlinie (HMR) ist eine verbindliche Vorgabe für die Verordnung und Abrechnung von Ergotherapie über die gesetzliche Krankenversicherung.
• Der Heilmittelkatalog, Teil 2 der HMR, definiert Diagnosegruppen, zugehörige ICD-10-Codes, verordnungsfähige Heilmittel und Behandlungsmengen für die Ergotherapie.
• Die ärztliche Verordnung (Muster 13) muss vollständig und korrekt sein; Ergotherapie-Praxen haben eine Prüfpflicht vor Therapiebeginn, um Absetzungen zu vermeiden.
• Besondere Verordnungsbedarfe (BVB) und Langfristiger Heilmittelbedarf (LHB) ermöglichen Verordnungen außerhalb des Regelfalls ohne Belastung des Arztbudgets.
• Eine korrekte Anwendung der HMR, die Nutzung von Ressourcen und eine gute Kommunikation mit der Arztpraxis sind entscheidend für Qualität und Wirtschaftlichkeit.

Inhaltsverzeichnis

• Einleitung: Die Heilmittelrichtlinie Ergotherapie als tägliche Herausforderung und Chance
• Was ist die Heilmittelrichtlinie (HMR)? – Grundlagen für die Ergotherapie
• Die Heilmittelrichtlinie Ergotherapie im Detail: Relevante Abschnitte
• Die Verordnung (Rezept): Dreh- und Angelpunkt der Abrechnung
• Besonderheiten und Stolpersteine in der Praxis der Heilmittelrichtlinie Ergotherapie
• Unterstützung und Ressourcen für Praxisbetreiber und Therapeuten
• Fazit: Die Heilmittelrichtlinie Ergotherapie als Kompass für Qualität und Wirtschaftlichkeit
• FAQ – Häufig gestellte Fragen

Einleitung: Die Heilmittelrichtlinie Ergotherapie als tägliche Herausforderung und Chance

Die Heilmittelrichtlinie in der Ergotherapie ist ein zentrales Regelwerk, das den Alltag in vielen Ergotherapie-Praxen maßgeblich prägt. Sie stellt sowohl etablierte Therapeut:innen als auch Berufsanfänger:innen immer wieder vor Herausforderungen, insbesondere bei der korrekten Anwendung und Interpretation von Verordnungen. Die Komplexität der Richtlinien, regelmäßige Änderungen und die Notwendigkeit einer präzisen Dokumentation erfordern ein hohes Maß an Sorgfalt und Fachwissen. Fehler können nicht nur zu Verzögerungen in der Behandlung führen, sondern auch empfindliche Kürzungen oder gar Absetzungen durch die Krankenkassen nach sich ziehen.

Ziel dieses umfassenden Leitfadens ist es, praktische Unterstützung für Praxisbetreiber und Therapeuten zu bieten. Wir möchten Klarheit über die Struktur und die wesentlichen Inhalte der Heilmittelrichtlinie schaffen, die relevanten Abschnitte detailliert beleuchten und die häufigsten Fallstricke bei der Umsetzung im Praxisalltag aufzeigen. Dieser Artikel soll Ihnen als verlässliche Informationsquelle dienen, um Sicherheit im Umgang mit den Verordnungen zu gewinnen und die Zusammenarbeit mit der verordnenden Arztpraxis zu optimieren.

Die korrekte Anwendung der Heilmittelrichtlinie ist weit mehr als eine bürokratische Pflicht. Sie ist ein entscheidender Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg Ihrer Praxis, gewährleistet eine reibungslose Abrechnung der erbrachten Leistungen und bildet die Grundlage für eine qualitativ hochwertige, bedarfsgerechte Patientenversorgung. Ein fundiertes Verständnis und die konsequente Einhaltung der Richtlinien stärken Ihre Position als kompetenter Leistungserbringer im Gesundheitswesen und fördern eine vertrauensvolle Kooperation mit den zuweisenden Ärzt:innen.

Was ist die Heilmittelrichtlinie (HMR)? – Grundlagen für die Ergotherapie

Die Heilmittelrichtlinie, abgekürzt HMR, ist ein fundamentales Regelwerk im deutschen Gesundheitswesen. Offiziell handelt es sich um eine Richtlinie, die vom Gemeinsamen Bundesausschuss (G-BA) erlassen wird. Der G-BA ist das höchste Beschlussgremium der gemeinsamen Selbstverwaltung von Ärzt:innen, Zahnärzt:innen, Psychotherapeut:innen, Krankenhäusern und Krankenkassen in Deutschland.

Der primäre Zweck der Heilmittelrichtlinie besteht darin, die Verordnung von Heilmitteln – zu denen auch die Ergotherapie zählt – zu Lasten der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) einheitlich und nachvollziehbar zu regeln. Die Verordnung muss dabei stets den Kriterien der medizinischen Notwendigkeit, der Zweckmäßigkeit und der Wirtschaftlichkeit genügen. Das bedeutet, dass nur solche therapeutischen Maßnahmen verordnet und erstattet werden dürfen, die für die Behandlung der spezifischen Erkrankung oder Symptomatik erforderlich, geeignet und im Hinblick auf die Kosten angemessen sind.

Für Ergotherapie-Praxen und die dort tätigen Therapeut:innen ist die Heilmittelrichtlinie von höchster Verbindlichkeit. Sie ist keine bloße Empfehlung, sondern eine zentrale Richtlinie, deren Vorgaben bei der Leistungserbringung und der anschließenden Abrechnung mit den Krankenkassen zwingend einzuhalten sind. Verstöße können zu Honorarkürzungen oder zur vollständigen Abweisung von Abrechnungen führen.

Es ist wichtig zu verstehen, dass die HMR nicht isoliert steht. Sie ist eingebettet in ein komplexes System weiterer Richtlinien, Gesetze (insbesondere das Sozialgesetzbuch V) und Verträge. Ergänzt wird sie beispielsweise durch die Rahmenverträge, die zwischen den maßgeblichen Berufsverbänden (wie dem Deutschen Verband der Ergotherapeuten e.V. – DVE) und dem GKV-Spitzenverband abgeschlossen werden. Diese Rahmenverträge regeln oft spezifische Details zur Durchführung der Therapien, zu den Qualifikationsanforderungen der Therapeut:innen und zu den Modalitäten der Abrechnung.

Die spezifische Bedeutung der Heilmittelrichtlinie für die Ergotherapie liegt darin, dass sie detailliert festlegt, welche ergotherapeutischen Maßnahmen bei welchen Diagnosen bzw. Diagnosegruppen verordnet werden dürfen. Sie definiert die verordnungsfähigen Heilmittel, gibt Vorgaben zu den orientierenden Behandlungsmengen pro Verordnung sowie zur Gesamtzahl im Regelfall und fordert die Angabe spezifischer, patientenbezogener Therapieziele. Sie bildet somit die normative Grundlage für ärztliche Verordnungen und die daraus resultierende therapeutische Arbeit in der Ergotherapie.

Quellen:

• https://dve.info/ergotherapie/infos-fuer-aerzte/heilmittel-richtlinie
• https://www.kbv.de/html/heilmittel.php
• https://heilmittelkatalog.de/massnahmen-der-ergotherapie

Die Heilmittelrichtlinie Ergotherapie im Detail: Relevante Abschnitte

Um die Heilmittelrichtlinie Ergotherapie korrekt anzuwenden, ist ein Verständnis ihrer Struktur und der für die Ergotherapie relevanten Abschnitte unerlässlich. Das Herzstück bildet hierbei der sogenannte Heilmittelkatalog, der Teil der übergreifenden Heilmittelrichtlinie ist.

Der Heilmittelkatalog Teil 2: Maßgeblich für die Ergotherapie
Der Heilmittelkatalog ist in verschiedene Teile gegliedert. Für die Ergotherapie ist primär der Teil 2 relevant. Dieser spezifische Abschnitt der Richtlinie fungiert als zentrales Nachschlagewerk für die Verordnung ergotherapeutischer Leistungen. Er enthält eine systematische Zuordnung von Diagnosen (basierend auf dem ICD-10-Code) zu spezifischen Diagnosegruppen. Für jede Diagnosegruppe werden dann die verordnungsfähigen Heilmittel der Ergotherapie aufgelistet. Darüber hinaus definiert der Katalog orientierende Behandlungsmengen (die empfohlene Anzahl von Therapieeinheiten pro Verordnung) und Höchstverordnungsmengen im Regelfall (die maximale Anzahl von Einheiten, die pro Verordnung ausgestellt werden darf, bevor eine Begründung für einen „Verordnungsfall außerhalb des Regelfalls“ erforderlich wird).

Diagnosegruppen für die Ergotherapie
Die Zuordnung zu Diagnosegruppen ist entscheidend, da sie bestimmt, welche Heilmittel verordnet werden können. Der Heilmittelkatalog definiert mehrere spezifische Diagnosegruppen für die Ergotherapie. Zu den häufigsten gehören:

• SB: Erkrankungen der Wirbelsäule, der Gelenke und der Extremitäten (Stütz- und Bewegungsorgane), z.B. nach Frakturen, bei rheumatischen Erkrankungen oder bei degenerativen Veränderungen.
• EN: Erkrankungen des zentralen und peripheren Nervensystems (Neurologie), z.B. nach Schlaganfall, bei Multipler Sklerose, Morbus Parkinson oder bei peripheren Nervenläsionen. Hierunter fallen typischerweise motorische Funktionsstörungen wie Lähmungen (Paresen) oder Koordinationsstörungen, aber auch sensorische Beeinträchtigungen.
• PS: Psychische und psychosomatische Störungen (Psychiatrie), z.B. bei Depressionen, Angststörungen, Demenzerkrankungen oder Störungen aus dem autistischen Spektrum.
• SP: Störungen der kindlichen Entwicklung (Pädiatrie), z.B. bei Entwicklungsverzögerungen, Wahrnehmungsstörungen, ADHS oder Störungen der Grob- und Feinmotorik.

Innerhalb dieser Gruppen werden spezifische Diagnosen nach ICD-10 aufgeführt, die eine Verordnung von Ergotherapie gemäß der Richtlinie rechtfertigen.

Leitsymptomatik und Therapieziele
Die Heilmittelrichtlinie Ergotherapie schreibt vor, dass jede Verordnung neben der Diagnose auch eine Beschreibung der Leitsymptomatik enthalten muss. Diese beschreibt die funktionellen oder strukturellen Beeinträchtigungen, die durch die Ergotherapie behandelt werden sollen. Beispiele hierfür sind Bewegungseinschränkungen, Störungen der Grob- oder Feinmotorik, Beeinträchtigungen bei Alltagsaktivitäten (Selbstversorgung, Haushalt), kognitive Defizite oder Störungen der sozio-emotionalen Kompetenzen. Die Leitsymptomatik sollte idealerweise patientenindividuell spezifiziert werden. Eng damit verknüpft ist die Angabe von spezifischen Therapiezielen. Diese müssen konkret, messbar und für den Patienten relevant sein. Beispiele für Therapieziele in der Ergotherapie sind die Wiederherstellung der Mobilität, die Verbesserung der Handfunktion, die Erhöhung der Selbstständigkeit bei der Körperpflege, die Verbesserung der Konzentrationsfähigkeit oder die Schmerzlinderung zur Ermöglichung von Alltagsaktivitäten.

Verordnungsfähige Heilmittel der Ergotherapie
Der Heilmittelkatalog listet die spezifischen ergotherapeutischen Maßnahmen auf, die je nach Diagnosegruppe verordnet werden können. Zu den wichtigsten primären Heilmitteln der Ergotherapie gehören:

• Motorisch-funktionelle Behandlung: Zielt auf die Verbesserung oder den Erhalt von Bewegungsfunktionen, Koordination und Muskelkraft ab.
• Sensomotorisch-perzeptive Behandlung: Fokussiert auf die Verbesserung der Wahrnehmungsverarbeitung, der sensorischen Integration und der daraus resultierenden motorischen Reaktionen.
• Psychisch-funktionelle Behandlung: Dient der Verbesserung psychischer Grundfunktionen wie Antrieb, Motivation, Belastbarkeit, Ausdauer, Flexibilität und kognitiver Funktionen sowie der emotionalen und sozialen Kompetenzen.
• Hirnleistungstraining / Neuropsychologisch orientierte Behandlung: Zielt auf die Verbesserung oder den Erhalt kognitiver Funktionen wie Aufmerksamkeit, Gedächtnis, Konzentration und Problemlösungsfähigkeiten ab.

Zusätzlich können ergänzende Heilmittel wie Thermotherapie (Wärme- oder Kälteanwendung zur Schmerzlinderung oder Muskeltonusregulation) verordnet werden, wenn sie zur Erreichung des Therapieziels beitragen. Die genaue Bezeichnung des Heilmittels gemäß Katalog muss auf der Verordnung angegeben werden.

Quellen:

• https://dve.info/ergotherapie/infos-fuer-aerzte/heilmittel-richtlinie
• https://heilmittelkatalog.de/massnahmen-der-ergotherapie

Die Verordnung (Rezept): Dreh- und Angelpunkt der Abrechnung

Die ärztliche Verordnung, umgangssprachlich auch Rezept genannt (offiziell: Muster 13 für Heilmittel), ist das zentrale Dokument im gesamten Prozess der ergotherapeutischen Behandlung zu Lasten der GKV. Sie ist nicht nur die Legitimation für den Therapiebeginn, sondern auch die unabdingbare Grundlage für die spätere Abrechnung der erbrachten Leistungen mit den Krankenkassen. Eine formal und inhaltlich korrekte Verordnung ist daher von entscheidender Bedeutung für den wirtschaftlichen Erfolg der Ergotherapie-Praxis.

Korrekte Ausstellung durch die Arztpraxis: Was muss draufstehen?
Die Heilmittelrichtlinie gibt präzise vor, welche Angaben auf dem Verordnungsformular Muster 13 enthalten sein müssen, damit es gültig ist. Die Verantwortung für die korrekte Ausstellung liegt primär bei der verordnenden Arztpraxis. Zu den zwingend erforderlichen Angaben gehören:

• Patientendaten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Krankenkasse, Versichertennummer, Status.
• Ausstellende Arztpraxis: Name des Arztes/der Ärztin, Betriebsstättennummer (BSNR), lebenslange Arztnummer (LANR), Arztstempel, Datum der Ausstellung und rechtsgültige Arztunterschrift.
• Diagnose(n): Angabe der relevanten Diagnose(n) im Freitext und/oder als ICD-10-Code(s), die die Verordnung begründen.
• Diagnosegruppe: Die korrekte Diagnosegruppe gemäß Heilmittelkatalog (z.B. EN2, PS3, SB1). Diese ist entscheidend für die Auswahl der verordnungsfähigen Heilmittel.
• Leitsymptomatik: Beschreibung der führenden Symptome und Funktionsstörungen gemäß Heilmittelkatalog, idealerweise patientenindividuell spezifiziert (ggf. als Freitext ergänzt).
• Verordnetes Heilmittel: Die genaue Bezeichnung des primären Heilmittels (z.B. „Sensomotorisch-perzeptive Behandlung“) und ggf. ergänzender Heilmittel (z.B. „Thermotherapie“).
• Verordnungsmenge: Die Anzahl der Behandlungseinheiten (z.B. „6x“, „10x“).
• Therapiefrequenz: Die empfohlene Häufigkeit der Behandlung pro Woche (z.B. „1x wöchentlich“, „1-2x wöchentlich“, „2-3x wöchentlich“). Frequenzempfehlungen sind im Heilmittelkatalog hinterlegt.
• Dringlicher Behandlungsbedarf: Falls medizinisch notwendig, kann die Arztpraxis dies ankreuzen. Die Behandlung muss dann innerhalb von 14 Kalendertagen nach Verordnungsdatum beginnen. Ansonsten beträgt die Frist für den Behandlungsbeginn in der Regel 28 Tage.
• Therapieziele: Konkrete, möglichst messbare und auf den Patienten bezogene Ziele der Ergotherapie (z.B. „Verbesserung der Greiffunktion“, „Erhöhung der Selbstständigkeit beim Ankleiden“).

Prüfpflichten der Ergotherapie-Praxis: Sorgfalt vor Therapiebeginn
Obwohl die Arztpraxis für die Ausstellung verantwortlich ist, hat die Ergotherapie-Praxis eine wichtige Prüfpflicht. Bevor die Behandlung begonnen wird, muss jede eingehende Verordnung sorgfältig auf Vollständigkeit und Plausibilität überprüft werden. Diese Prüfung umfasst alle oben genannten Punkte. Es muss kontrolliert werden, ob alle Felder korrekt ausgefüllt sind, ob die Diagnose zur Diagnosegruppe passt, ob das verordnete Heilmittel für diese Diagnosegruppe zulässig ist und ob die Angaben insgesamt schlüssig erscheinen. Bei Fehlern, Unklarheiten oder fehlenden Angaben ist eine Rücksprache mit der ausstellenden Arztpraxis zwingend erforderlich. Änderungen oder Ergänzungen dürfen nur von der Arztpraxis vorgenommen und mit Datum und erneuter Unterschrift/Stempel bestätigt werden. Diese Prüfpflicht dient dem Schutz der Praxis vor späteren Abrechnungsproblemen und Regressforderungen.

Häufige Fehlerquellen bei Verordnungen und deren Vermeidung
Trotz aller Sorgfalt schleichen sich im Praxisalltag immer wieder Fehler bei Verordnungen ein. Zu den häufigsten Fehlerquellen zählen:

• Fehlende oder unvollständige Angaben (z.B. Diagnosegruppe nicht eingetragen, Leitsymptomatik fehlt, Frequenzangabe unklar).
• Falsche Zuordnung der gestellten Diagnose zur angegebenen Diagnosegruppe im Heilmittelkatalog.
• Unklare, allgemeine oder gänzlich fehlende Therapieziele.
• Überschreitung der Höchstverordnungsmenge pro Rezept, ohne dass die Verordnung als „Verordnung außerhalb des Regelfalls“ gekennzeichnet ist oder eine entsprechende Begründung vorliegt.
• Formale Fehler wie eine fehlende Arztunterschrift, ein fehlender Praxisstempel oder ein unleserliches Ausstellungsdatum.

Um diese Fehler zu vermeiden, sind klare Prozesse in der Ergotherapie-Praxis unerlässlich. Dazu gehören standardisierte Eingangskontrollen für jede Verordnung, Checklisten zur Prüfung der Pflichtangaben und eine proaktive, lösungsorientierte Kommunikation mit den Zuweisern. Gut geschultes Personal an der Rezeption und die Therapeut:innen selbst sind hierbei entscheidend. Eine gute, partnerschaftliche Beziehung zur Arztpraxis kann helfen, Unklarheiten schnell und unbürokratisch zu klären.

Besonderheiten und Stolpersteine in der Praxis der Heilmittelrichtlinie Ergotherapie

Neben den grundlegenden Anforderungen an die Verordnung gibt es einige Besonderheiten und potenzielle Stolpersteine im Umgang mit der Heilmittelrichtlinie Ergotherapie, die Praxisinhaber:innen und Therapeut:innen kennen sollten. Diese betreffen spezielle Verordnungsformen, die Wirtschaftlichkeitsprüfung und die notwendige Kommunikation mit der Arztpraxis.

Langfristiger Heilmittelbedarf (LHB) und Besonderer Verordnungsbedarf (BVB)
Diese beiden Konzepte sind für die Ergotherapie von großer Bedeutung, da sie Ausnahmeregelungen von der standardmäßigen Wirtschaftlichkeitsprüfung darstellen. Ein Langfristiger Heilmittelbedarf (LHB) liegt vor, wenn Patient:innen aufgrund einer schweren, dauerhaften funktionellen oder strukturellen Schädigung voraussichtlich länger als ein Jahr Ergotherapie benötigen. Ein Besonderer Verordnungsbedarf (BVB) bezieht sich auf Diagnosen mit einem typischerweise hohen Therapiebedarf über einen längeren Zeitraum.
Die Diagnosen, die einen LHB oder BVB begründen, sind in Anlage 2 der Heilmittelrichtlinie explizit aufgelistet. Wenn eine Verordnung aufgrund einer solchen Diagnose ausgestellt wird, muss die Arztpraxis dies auf dem Rezept entsprechend kennzeichnen (z.B. durch Ankreuzen des Feldes LHB/BVB oder Angabe des spezifischen ICD-10-Codes aus Anlage 2). Der Vorteil: Diese Verordnungen belasten nicht das Richtgrößenvolumen (Budget) der Arztpraxis und sind von der Wirtschaftlichkeitsprüfung ausgenommen. Für die Ergotherapie-Praxis ist es wichtig, bei der Rezeptprüfung darauf zu achten, ob ein LHB/BVB vorliegt und korrekt gekennzeichnet ist, da dies auch die Planung längerer Therapieprozesse erleichtert.

Blankoverordnung: Mehr Autonomie, mehr Verantwortung
Seit Anfang 2024 gibt es für bestimmte Diagnosegruppen in der Physiotherapie und potenziell auch zukünftig ausgeweitet für die Ergotherapie die Möglichkeit der Blankoverordnung. Bei diesem Modell stellt die Arztpraxis eine Verordnung aus, die zwar die Diagnose, Diagnosegruppe und Leitsymptomatik enthält, jedoch keine spezifischen Angaben zum Heilmittel, zur Behandlungsmenge, zur Frequenz oder zur Dauer macht. Diese Therapieentscheidungen trifft der/die Ergotherapeut:in eigenverantwortlich im Rahmen der Heilmittelrichtlinie und des Heilmittelkatalogs. Dies bedeutet einerseits eine erhebliche Steigerung der therapeutischen Autonomie und Flexibilität, andererseits aber auch eine deutlich größere Verantwortung für die Auswahl der wirtschaftlichsten und zweckmäßigsten Behandlung im Sinne der Richtlinien. Die genauen Bedingungen und für welche Diagnosegruppen dies in der Ergotherapie gilt, müssen stets aktuell geprüft werden.

Wirtschaftlichkeitsprüfung: Indirekte Auswirkungen auf die Ergotherapie
Ärztliche Verordnungen von Heilmitteln unterliegen der Wirtschaftlichkeitsprüfung durch die Kassenärztlichen Vereinigungen und Krankenkassen. Arztpraxen müssen nachweisen, dass ihre Verordnungen medizinisch notwendig und wirtschaftlich sind. Überschreiten sie ihr zugewiesenes Richtgrößenvolumen (Budget) signifikant ohne plausible Begründung (wie z.B. korrekt gekennzeichnete LHB/BVB-Fälle), können Regressforderungen drohen. Obwohl die Prüfung primär die Arztpraxis betrifft, können Ergotherapie-Praxen indirekt betroffen sein: Budget-Sorgen können zu einem restriktiveren Verordnungsverhalten führen, oder es kommt vermehrt zu Rückfragen bezüglich der Notwendigkeit von Folgeverordnungen. Ein korrektes Management von LHB/BVB-Fällen und eine transparente Kommunikation über den Therapieverlauf können hier entlastend wirken.

Umgang mit Änderungen und Ergänzungen auf der Verordnung
Stellt die Ergotherapie-Praxis bei der Prüfung der Verordnung Fehler oder fehlende Angaben fest, dürfen diese unter keinen Umständen eigenmächtig korrigiert oder ergänzt werden. Jegliche Änderung auf dem Rezeptformular (z.B. Korrektur der Diagnosegruppe, Ergänzung der Frequenz, Änderung des Heilmittels) muss zwingend durch die ausstellende Arztpraxis erfolgen. Die Änderung muss klar als solche erkennbar sein und mit Datum und einer erneuten Unterschrift oder dem Stempel der Arztpraxis bestätigt werden. Andernfalls wird die Verordnung von den Krankenkassen bei der Abrechnung nicht anerkannt.

Kommunikation mit der verordnenden Arztpraxis: Partnerschaft pflegen
Eine gute, effektive und lösungsorientierte Kommunikation mit den zuweisenden Arztpraxen ist essenziell für einen reibungslosen Praxisablauf im Kontext der Heilmittelrichtlinie Ergotherapie. Bei fehlerhaften Verordnungen oder inhaltlichen Rückfragen (z.B. zur Leitsymptomatik oder zu Therapiezielen) sollte der Kontakt frühzeitig und auf Augenhöhe gesucht werden. Ziel ist es, gemeinsam eine korrekte und für den Patienten optimale Lösung zu finden. Hilfreich sind:

• Klare, präzise Formulierung des Problems (Was ist falsch/unklar auf der Verordnung?).
• Konkrete Vorschläge zur Korrektur (basierend auf der Heilmittelrichtlinie).
• Betonung des gemeinsamen Ziels: die bestmögliche Versorgung des Patienten.
• Nutzung kurzer Kommunikationswege (Telefon, ggf. standardisierte Faxvorlagen für Korrekturanfragen).
• Regelmäßiger Austausch, z.B. durch Therapieberichte, kann das Verständnis und die Zusammenarbeit fördern.

Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Ergotherapie und Arztpraxis ist der Schlüssel, um die Hürden der Heilmittelrichtlinie gemeinsam zu meistern.

Unterstützung und Ressourcen für Praxisbetreiber und Therapeuten

Die Komplexität der Heilmittelrichtlinie Ergotherapie und die Notwendigkeit, stets auf dem aktuellen Stand der Richtlinien und Verordnungen zu sein, machen zuverlässige Informationsquellen und Unterstützung unerlässlich. Glücklicherweise gibt es zahlreiche Ressourcen, die Unterstützung für Praxisbetreiber und Therapeuten bieten.

Wo finde ich die Heilmittelrichtlinie und relevante Richtlinien?
Die offiziellen und verbindlichen Dokumente sind an zentralen Stellen zugänglich:

• Gemeinsamer Bundesausschuss (G-BA): Als Herausgeber der Heilmittelrichtlinie ist die Website des G-BA die primäre Quelle. Hier finden Sie die aktuell gültige Fassung der Richtlinie selbst sowie den dazugehörigen Heilmittelkatalog zum Download. Änderungen und Beschlüsse werden hier veröffentlicht.
  Link: https://www.g-ba.de/richtlinien/12/
• Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV): Die KBV stellt umfangreiche Informationen, Arbeitshilfen und Auslegungshinweise zur Heilmittelrichtlinie bereit. Diese richten sich zwar primär an die verordnende Arztpraxis, sind aber auch für Ergotherapie-Praxen äußerst nützlich, um die Perspektive der Ärzte zu verstehen und Argumentationshilfen zu erhalten.
  Link: https://www.kbv.de/html/heilmittel.php
• Deutscher Verband der Ergotherapeuten (DVE): Der größte deutsche Berufsverband für Ergotherapie bietet seinen Mitgliedern spezifische Informationen, Interpretationshilfen und Beratung rund um die Heilmittelrichtlinie und die relevanten Rahmenverträge. Sie bereiten die komplexen Richtlinien praxisnah auf.
  Link: https://dve.info/ergotherapie/infos-fuer-aerzte/heilmittel-richtlinie (Hinweis: Oft sind detaillierte Infos im Mitgliederbereich zu finden)
• Lokale Kassenärztliche Vereinigung (KV): Jedes Bundesland hat eine eigene KV, die ebenfalls Informationen zur Heilmittelverordnung bereitstellt, manchmal mit regionalen Besonderheiten oder spezifischen Ansprechpartnern für die Arztpraxis. Die Websites der KVen können zusätzliche Hinweise liefern.

Softwarelösungen zur Unterstützung im Praxisalltag
Moderne Praxisverwaltungssoftware (PVS) für Ergotherapie-Praxen enthält häufig integrierte Module, die bei der Verwaltung und Prüfung von Verordnungen helfen. Solche Systeme können:

• Automatisch auf fehlende Pflichtangaben auf dem Rezept hinweisen.
• Die Plausibilität der Diagnosegruppe in Bezug zum verordneten Heilmittel prüfen (Abgleich mit dem Heilmittelkatalog).
• Die Einhaltung von Höchstverordnungsmengen und Behandlungsfristen überwachen.
• Die Dokumentation der Therapie gemäß den Anforderungen der Heilmittelrichtlinie erleichtern.
• Bei der korrekten Abrechnung unterstützen.

Die Investition in eine gute Software kann sich durch Zeitersparnis und Fehlerreduktion schnell amortisieren.

Bedeutung von Fortbildungen: Wissen aktuell halten
Die Heilmittelrichtlinie und die dazugehörigen Richtlinien und Verträge werden regelmäßig überarbeitet und angepasst. Um stets korrekt und sicher handeln zu können, sind regelmäßige Fortbildungen zur Heilmittelrichtlinie Ergotherapie unerlässlich. Solche Schulungen werden von Berufsverbänden, Fortbildungsinstituten und teilweise auch von Abrechnungszentren angeboten. Sie helfen, über Änderungen informiert zu bleiben, Fallstricke zu erkennen und Sicherheit im Umgang mit komplexen Verordnungen zu gewinnen. Investitionen in die Weiterbildung des gesamten Praxisteams zahlen sich hier direkt aus.

Anlaufstellen bei spezifischen Fragen und Problemen
Wenn trotz Recherche und Softwareunterstützung spezifische Fragen oder Probleme im Zusammenhang mit Verordnungen oder der Auslegung der Heilmittelrichtlinie auftreten, gibt es verschiedene Anlaufstellen:

• Berufsverbände (z.B. DVE): Mitglieder erhalten hier oft individuelle Beratung und Unterstützung bei kniffligen Fällen oder bei Auseinandersetzungen mit Krankenkassen.
  Link: https://dve.info/ergotherapie/infos-fuer-aerzte/heilmittel-richtlinie
• Abrechnungszentren: Wenn Sie mit einem externen Abrechnungsdienstleister zusammenarbeiten, bieten diese oft ebenfalls Beratung zur korrekten Rezeptprüfung und Abrechnung gemäß den Richtlinien.
• Kassenärztliche Vereinigungen (KV): Obwohl primär für die Arztpraxis zuständig, können die Verordnungsberatungsstellen der KVen manchmal auch Therapeuten allgemeine Auskünfte zur Auslegung der Richtlinien geben, insbesondere wenn es um die Zusammenarbeit mit den Ärzten geht.

Nutzen Sie diese vielfältigen Ressourcen aktiv, um Ihre Kompetenz im Umgang mit der Heilmittelrichtlinie Ergotherapie kontinuierlich zu stärken und Ihre Praxis sicher durch die regulatorischen Anforderungen zu navigieren.

Fazit: Die Heilmittelrichtlinie Ergotherapie als Kompass für Qualität und Wirtschaftlichkeit

Die Heilmittelrichtlinie Ergotherapie ist zweifellos ein komplexes Regelwerk, das hohe Anforderungen an die tägliche Arbeit in Ergotherapie-Praxen stellt. Sie regelt detailliert, unter welchen Bedingungen ergotherapeutische Leistungen zu Lasten der gesetzlichen Krankenversicherung verordnet, durchgeführt und abgerechnet werden dürfen. Doch bei genauerer Betrachtung und mit dem nötigen Wissen ist sie ein beherrschbares und vor allem essenzielles Werkzeug für den Praxiserfolg.

Die Kernbotschaft dieses Leitfadens ist klar: Ein fundiertes Wissen über die Heilmittelrichtlinie, ihre Struktur, den Heilmittelkatalog und die spezifischen Anforderungen an Verordnungen ist unerlässlich. Die sorgfältige Prüfung jeder einzelnen Verordnung vor Therapiebeginn, das Verständnis für Besonderheiten wie LHB/BVB und die konsequente Einhaltung der formalen und inhaltlichen Vorgaben der Richtlinien sind der beste Schutz vor Honorarkürzungen und Regressforderungen. Gleichzeitig sichern Sie damit die Wirtschaftlichkeit Ihrer Praxis und legen den Grundstein für eine transparente und qualitativ hochwertige Patientenversorgung.

Nutzen Sie die vielfältigen verfügbaren Ressourcen – von den offiziellen Publikationen des G-BA und der KBV über die Unterstützung durch Berufsverbände wie den DVE bis hin zu modernen Softwarelösungen und gezielten Fortbildungen. Betrachten Sie die Heilmittelrichtlinie Ergotherapie nicht primär als bürokratische Hürde, sondern als einen verbindlichen Rahmen, der professionelles Handeln definiert und eine faire, bedarfsgerechte Versorgung gewährleistet. Pflegen Sie eine offene, partnerschaftliche Kommunikation mit der verordnenden Arztpraxis, denn nur gemeinsam kann das Ziel erreicht werden: eine optimale therapeutische Versorgung für die Patientinnen und Patienten im Einklang mit den geltenden Richtlinien. Wer die Spielregeln kennt und beherrscht, kann sich sicher im System bewegen und seine Energie auf das Wesentliche konzentrieren: die erfolgreiche Ergotherapie.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Langfristigem Heilmittelbedarf (LHB) und Besonderem Verordnungsbedarf (BVB)?

Beide Regelungen erlauben Verordnungen außerhalb des sogenannten Regelfalls, ohne das Budget der Arztpraxis zu belasten. LHB bezieht sich auf Patient:innen mit schweren dauerhaften Schädigungen, die voraussichtlich länger als ein Jahr Therapie benötigen. BVB bezieht sich auf spezifische Diagnosen (gelistet in Anlage 2 der HMR), die generell einen hohen Therapiebedarf über längere Zeit erwarten lassen. Die korrekte Kennzeichnung auf der Verordnung ist entscheidend.

Wer darf Ergotherapie verordnen?

Grundsätzlich dürfen alle Vertragsärzt:innen und unter bestimmten Voraussetzungen auch Psychotherapeut:innen Heilmittel wie Ergotherapie verordnen, sofern eine medizinische Notwendigkeit besteht und die Vorgaben der Heilmittelrichtlinie eingehalten werden.

Wie lange ist eine Ergotherapie-Verordnung (Muster 13) gültig?

Der Behandlungsbeginn muss in der Regel innerhalb von 28 Kalendertagen nach dem Ausstellungsdatum der Verordnung erfolgen. Hat die Arztpraxis einen „dringlichen Behandlungsbedarf“ angekreuzt, verkürzt sich diese Frist auf 14 Kalendertage. Die Verordnung selbst behält ihre Gültigkeit für die verordnete Menge, solange die Behandlung nicht länger als 14 Kalendertage ohne Angabe von Gründen unterbrochen wird (Ausnahmen z.B. Urlaub, Krankheit).

Was passiert, wenn Angaben auf der Verordnung fehlen oder falsch sind?

Die Ergotherapie-Praxis hat eine Prüfpflicht. Fehlen Pflichtangaben (z.B. Diagnosegruppe, Leitsymptomatik, Frequenz, Arztunterschrift) oder sind sie offensichtlich falsch (z.B. unplausibel), darf die Behandlung nicht begonnen bzw. abgerechnet werden. Es muss zwingend Rücksprache mit der ausstellenden Arztpraxis gehalten werden, damit diese die Verordnung korrigiert und dies mit Datum und erneuter Unterschrift/Stempel bestätigt. Eigenmächtige Änderungen durch die Praxis sind nicht zulässig und führen zur Absetzung durch die Krankenkasse.