Donnerstag, 24.April 2025
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Selbstständigkeit als Ergotherapeut: Dein Wegweiser zur erfolgreichen Gründung und Praxisführung

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Ergo Netz Redaktion
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Symbolbild für Selbstständigkeit

Selbstständigkeit als Ergotherapeut: Dein Wegweiser zur erfolgreichen Gründung und Praxisführung

Geschätzte Lesezeit: ca. 16 Minuten

Key Takeaways

  • Die Selbstständigkeit als Ergotherapeut ermöglicht Autonomie und Spezialisierung, erfordert aber unternehmerisches Denken und Risikobereitschaft.
  • Wichtige Optionen sind die Praxisgründung, mobile Tätigkeit als Freiberufler, Praxisübernahme oder Teilselbstständigkeit.
  • Ergotherapeuten sind in der Regel Freiberufler und profitieren von steuerlichen Vorteilen (keine Gewerbesteuer, EÜR).
  • Eine sorgfältige Gründung (Businessplan, Finanzierung, Anmeldungen, Versicherungen) und professionelle Praxisführung (Organisation, Abrechnung, Marketing) sind essenziell.
  • Die Kassenzulassung (§ 124 SGB V) ist für die Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen notwendig und an Voraussetzungen gebunden.
  • Trotz Herausforderungen bietet der wachsende Gesundheitsmarkt gute Chancen; Unterstützung durch Verbände und Berater ist verfügbar.

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung: Der Schritt in die Selbstständigkeit als Ergotherapeut

Der Traum von der eigenen Praxis und der beruflichen Unabhängigkeit – viele Ergotherapeuten spielen mit dem Gedanken der Selbstständigkeit. Doch was bedeutet dieser Schritt konkret und welche Wege stehen offen? Die Vorstellung, eigene therapeutische Schwerpunkte zu setzen, flexible Arbeitszeiten zu gestalten und direkten Einfluss auf den Behandlungserfolg zu nehmen, ist für viele in diesem Heilberuf äußerst reizvoll.

Dieser Artikel beleuchtet die vielfältigen Wege in die Selbstständigkeit speziell für Ergotherapeuten und gibt dir einen umfassenden Überblick über die Optionen und Anforderungen. Wir zeigen dir, welche Möglichkeiten du hast, von der klassischen Gründung einer eigenen Praxis über die Tätigkeit als Freiberufler bis hin zur Praxisübernahme oder Teilselbstständigkeit. Dabei gehen wir auf die wesentlichen Aspekte ein, die du auf deinem Weg beachten musst.

Die Nachfrage nach ergotherapeutischen Leistungen steigt stetig, unter anderem bedingt durch den demografischen Wandel und einen wachsenden Bedarf an Heilmittelerbringern. Dies schafft gute langfristige Perspektiven für die Selbstständigkeit in der Ergotherapie. Insbesondere mit spezialisierten Angeboten, die auf bestimmte Patientengruppen oder Krankheitsbilder zugeschnitten sind, kannst du dich erfolgreich am Markt positionieren und einen wertvollen Beitrag zur Gesundheitsversorgung leisten.

Erfahre in diesem umfassenden Wegweiser alles Wichtige von der ersten Idee über die konkreten Schritte der Gründung bis hin zu den Grundlagen einer erfolgreichen Praxisführung. Wir begleiten dich auf dem Weg zu deiner beruflichen Unabhängigkeit als Ergotherapeut.

Quellen: https://www.deutschland-startet.de/selbststaendig-machen-ergotherapiepraxis/, https://fleming.de/gruendung/ergotherapeutische-praxis/

2. Warum die Selbstständigkeit als Ergotherapeut? Motive, Vorteile & Voraussetzungen

Die Entscheidung für die Selbstständigkeit als Ergotherapeut ist ein bedeutender Schritt, der gut überlegt sein will. Verschiedene Motive und Vorteile bewegen Therapeuten dazu, diesen Weg einzuschlagen:

  • Berufliche Autonomie: Als selbstständiger Ergotherapeut triffst du eigene unternehmerische und therapeutische Entscheidungen. Du bestimmst die Ausrichtung deiner Praxis oder deiner Tätigkeit und setzt eigene Schwerpunkte.
  • Spezialisierung: Die Selbstständigkeit ermöglicht es dir, dich gezielt auf Fachbereiche oder Patientengruppen zu konzentrieren, die dich besonders interessieren oder in denen du über spezielle Expertise verfügst (z.B. Pädiatrie, Neurologie, Geriatrie, Handtherapie).
  • Flexibilität: Im Rahmen der betrieblichen Notwendigkeiten kannst du deine Arbeitszeiten und teilweise auch den Arbeitsort flexibler gestalten als in einer Festanstellung.
  • Direkter Patientenkontakt: Du baust eigene, oft langfristige Beziehungen zu deinen Patienten auf und begleitest ihren Therapieverlauf unmittelbar.
  • Potenziell höheres Einkommen: Langfristig kann die Selbstständigkeit zu einem höheren Einkommen führen, auch wenn dies mit unternehmerischem Risiko verbunden ist.

Im Vergleich zur Festanstellung bedeutet die Selbstständigkeit eine Abkehr von der relativen Sicherheit eines Angestelltenverhältnisses hin zu mehr Freiheit, aber auch mehr Verantwortung und unternehmerischem Risiko. Der Schritt ist sinnvoll, wenn du bereit bist, diese Verantwortung zu tragen und die damit verbundenen Herausforderungen anzunehmen.

Um als Ergotherapeut erfolgreich selbstständig zu sein, benötigst du bestimmte Voraussetzungen:

  • Fachlich: Eine abgeschlossene staatlich anerkannte Ausbildung oder ein entsprechendes Studium als Ergotherapeut ist die Grundvoraussetzung. Berufserfahrung ist oft sehr vorteilhaft, um Sicherheit in der Therapie und im Umgang mit Patienten zu gewinnen. Zusätzliche Weiterbildungen und Spezialisierungen können dein Profil schärfen.
  • Persönlich: Unternehmerisches Denken, Organisationstalent, Disziplin und Belastbarkeit sind essenziell. Kommunikationsstärke im Umgang mit Patienten, Ärzten und Krankenkassen sowie eine gewisse Risikobereitschaft gehören ebenfalls dazu.

Ein realistisches Bild der Selbstständigkeit beinhaltet neben den Chancen auch die Herausforderungen. Dazu zählen die Abhängigkeit von den durch die Krankenkassen vorgegebenen Vergütungssätzen (Kassensätze) und, falls du Mitarbeiter einstellen möchtest, die nicht immer einfache Suche nach qualifiziertem Personal. Eine sorgfältige Planung und Vorbereitung sind daher unerlässlich.

Quellen: https://www.deutschland-startet.de/selbststaendig-machen-ergotherapiepraxis/, https://www.ergotherapie.de/foren/topic.aspx?id=45319

3. Wege in die Selbstständigkeit für Ergotherapeuten: Deine Optionen im Überblick

Es gibt nicht nur den einen Weg in die Selbstständigkeit als Ergotherapeut. Je nach deinen persönlichen Zielen, finanziellen Möglichkeiten und deiner Risikobereitschaft kannst du zwischen verschiedenen Modellen wählen. Hier stellen wir dir die gängigsten Optionen vor:

3.1 Option 1: Die klassische Praxisgründung für Ergotherapeuten

Dies ist der traditionelle Weg: Du eröffnest deine eigenen Praxisräume und behandelst Patienten vor Ort. Die Gründung einer eigenen Praxis erfordert eine detaillierte Planung:

  • Praxiskonzept: Definiere deine Zielgruppe(n), dein therapeutisches Angebot und eventuelle Spezialisierungen.
  • Standortanalyse: Finde einen geeigneten Standort unter Berücksichtigung von Erreichbarkeit, Einzugsgebiet, Konkurrenz und Mietkosten.
  • Finanzierungsplanung: Ermittle den Kapitalbedarf für Miete, Kaution, Umbau, Ausstattung, laufende Kosten und sichere die Finanzierung.
  • Team oder Alleingang: Entscheide, ob du alleine gründest (Einzelunternehmen) oder im Team (z.B. als Gesellschaft bürgerlichen Rechts – GbR oder Partnerschaftsgesellschaft – PartG).

Wichtig: Wenn du Kassenpatienten behandeln möchtest, benötigst du eine Zulassung durch die gesetzlichen Krankenkassen gemäß § 124 SGB V. Dafür müssen deine Praxisräume bestimmte Anforderungen erfüllen, z.B. hinsichtlich der Mindestgröße der Behandlungsräume (oft mind. 20 qm für den ersten Raum, weitere können kleiner sein), eines separaten Wartebereichs, einer Toilette (ggf. barrierefrei) und der notwendigen Therapieausstattung. Die genauen Vorgaben können je nach Bundesland und Krankenkassenverband variieren, daher ist eine frühzeitige Recherche bei den Zulassungsstellen unerlässlich. Barrierefreiheit ist oft eine Grundvoraussetzung.

Quellen: https://www.deutschland-startet.de/selbststaendig-machen-ergotherapiepraxis/, http://www.dmrz.de/blog/heilmittelpraxis-gruenden-5-praxis-und-ausstattung-bei-kassenzulassung, https://www.ergotherapie.org/2015/05/16/grundung-und-organisation-der-ersten-eigenen-praxis/

3.2 Option 2: Tätigkeit als Freiberufler ohne eigene Praxisräume (Mobile Ergotherapie)

Als Freiberufler kannst du deine ergotherapeutischen Leistungen auch ohne feste Praxisräume anbieten. Dieses Modell der „mobilen Ergotherapie“ gewinnt zunehmend an Bedeutung:

  • Beschreibung: Du arbeitest flexibel und mobil, führst beispielsweise Hausbesuche bei Patienten durch, kooperierst mit Einrichtungen wie Pflegeheimen, Schulen, Kindergärten oder Unternehmen (betriebliche Gesundheitsförderung) oder bietest digitale Therapieformen an.
  • Vorteile: Deutlich geringere Start- und Fixkosten, da keine Miet- und Nebenkosten für Praxisräume anfallen. Hohe Flexibilität bei der Arbeitsgestaltung und Ortswahl.
  • Nachteile: Höherer organisatorischer Aufwand durch Fahrtzeiten und Terminplanung. Möglicherweise eingeschränkte Therapiemöglichkeiten im Vergleich zu einer voll ausgestatteten Praxis. Du benötigst eine gute Organisation deiner Therapiematerialien.

Wichtig: Wenn du ausschließlich Privatpatienten oder Selbstzahler behandelst, benötigst du keine Kassenzulassung nach § 124 SGB V. Dies kann den Start in die Selbstständigkeit erheblich vereinfachen und die bürokratischen Hürden senken. Fokussierst du dich auf Hausbesuche im Rahmen der GKV-Versorgung, gelten dennoch die Zulassungsvoraussetzungen, auch wenn keine festen Praxisräume vorhanden sind (hier sind spezifische Regelungen zu prüfen).

Quellen: https://www.iww.de/pp/recht/sozialrecht-selbststaendigkeit-ohne-praxisraeume-f77128, https://www.existenzgruendungsportal.de/Redaktion/DE/BMWK-Infopool/Antworten/Gruendungsplanung/Freie-Berufe/med-u-Heilberufe/Mobile-Ergotherapie-Service-Gruendungsvoraussetzungen

3.3 Option 3: Praxisübernahme oder Einstieg als Ergotherapeut

Eine weitere Möglichkeit der Selbstständigkeit ist die Übernahme einer bereits bestehenden Ergotherapiepraxis oder der Einstieg als Partner in eine Gemeinschaftspraxis:

  • Beschreibung: Du übernimmst eine etablierte Praxis, oft inklusive des vorhandenen Patientenstamms, des Personals und der Praxisausstattung. Alternativ steigst du als Mitinhaber in eine bestehende Praxis ein.
  • Vorteile: Schnellere Etablierung am Markt, da bereits Strukturen, Abläufe und ein Patientenstamm vorhanden sind. Geringeres Gründungsrisiko im Vergleich zur Neugründung.
  • Herausforderungen: Ermittlung eines fairen Kaufpreises für die Praxis. Die Integration in ein bestehendes Team und die Übernahme etablierter Abläufe. Mögliche Übernahme von bestehenden Verbindlichkeiten oder Verträgen.

Wichtig: Eine professionelle Praxisbewertung durch einen spezialisierten Berater ist essenziell, um einen realistischen und fairen Kaufpreis zu ermitteln. Lass alle Verträge (Kaufvertrag, Mietvertrag, Arbeitsverträge) gründlich rechtlich prüfen, am besten durch einen Anwalt, der auf Heilberufe spezialisiert ist.

Quelle: https://fleming.de/gruendung/ergotherapeutische-praxis/

3.4 Option 4: Teilselbstständigkeit als Ergotherapeut

Die Selbstständigkeit muss nicht sofort der einzige berufliche Weg sein. Du kannst sie auch zunächst neben einer bestehenden Festanstellung aufbauen:

  • Beschreibung: Du startest deine selbstständige Tätigkeit in Teilzeit, während du weiterhin in einem Angestelltenverhältnis arbeitest (z.B. mit reduzierter Stundenzahl).
  • Vorteile: Deutlich reduziertes finanzielles Risiko, da das feste Gehalt eine Grundsicherung bietet. Du kannst die Selbstständigkeit und den Markt „ausprobieren“, bevor du dich vollständig darauf einlässt.
  • Nachteile: Doppelbelastung durch zwei Tätigkeiten. Weniger Zeit und Energie für den Aufbau der eigenen Selbstständigkeit. Mögliche Interessenkonflikte mit dem Arbeitgeber (Einverständnis einholen!).

Wichtig: Die Teilselbstständigkeit ist eine gute Option für Ergotherapeuten, die den Schritt in die volle Selbstständigkeit scheuen oder das unternehmerische Risiko minimieren möchten. Kläre unbedingt mit deinem Arbeitgeber, ob eine nebenberufliche Selbstständigkeit erlaubt ist und welche Regelungen gelten.

Quelle: https://therapienews.de/ergotherapie-selbststaendig-machen-erfolgreich-starten-mit-diesen-wichtigen-schritten-und-tipps/

4. Die Gründung – Konkrete Schritte zur eigenen Praxis oder freiberuflichen Tätigkeit

Egal für welchen Weg der Selbstständigkeit du dich entscheidest, eine sorgfältige Gründungsplanung ist entscheidend. Die folgenden Schritte sind zentral:

Schritt 1: Businessplan erstellen
Der Businessplan ist dein Fahrplan für die Gründung und oft Voraussetzung für Finanzierungsgespräche bei Banken, die Beantragung von Fördermitteln und teilweise auch für die Kassenzulassung. Er sollte mindestens folgende Punkte enthalten:

  • Zusammenfassung (Executive Summary): Kurze Übersicht über dein Vorhaben.
  • Gründerperson: Deine Qualifikationen, Erfahrungen und Motivation.
  • Geschäftsidee/Leistungsangebot: Dein Praxiskonzept, therapeutische Schwerpunkte, eventuelle Spezialisierungen.
  • Markt- und Wettbewerbsanalyse: Deine Zielgruppe(n), Bedarfsanalyse, Konkurrenzsituation am Standort.
  • Standortanalyse (bei Praxisgründung): Begründung der Standortwahl.
  • Marketing- und Vertriebsstrategie: Wie gewinnst du Patienten und Überweiser (Ärzte)?
  • Rechtsform: Welche Rechtsform wählst du (siehe Schritt 2)?
  • Organisation und Personal: Struktur deiner Praxis, ggf. geplante Mitarbeiter.
  • Finanzplan: Detaillierte Aufstellung des Kapitalbedarfs (Investitionen, Gründungskosten, laufende Kosten), Umsatzprognose, Rentabilitätsvorschau und Liquiditätsplan für die ersten Jahre.

Schritt 2: Rechtsform wählen
Ergotherapeuten gelten in der Regel als Freiberufler (siehe Abschnitt 5). Die Wahl der Rechtsform hängt davon ab, ob du alleine oder im Team gründest:

  • Einzelunternehmen: Die häufigste Form für alleinige Gründer. Du haftest unbeschränkt mit deinem Privatvermögen.
  • Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR): Eine einfache Option für Teamgründungen (z.B. Gemeinschaftspraxis). Alle Gesellschafter haften gesamtschuldnerisch, auch mit ihrem Privatvermögen. Ein schriftlicher Gesellschaftsvertrag ist dringend empfohlen.
  • Partnerschaftsgesellschaft (PartG): Eine spezielle Rechtsform für Freiberufler, die im Team gründen. Sie erfordert einen schriftlichen Partnerschaftsvertrag und die Eintragung ins Partnerschaftsregister. Haftungsbeschränkungen für berufliche Fehler auf den handelnden Partner sind möglich (PartG mbB).

Schritt 3: Finanzierung sichern & Fördermittel prüfen
Ermittle deinen genauen Kapitalbedarf für die Gründung (z.B. Praxiseinrichtung, Kaution, erste Mieten, Marketing) und die Deckung der laufenden Kosten in der Anlaufphase. Mögliche Finanzierungsquellen sind:

  • Eigenkapital: Eigene Ersparnisse.
  • Fremdkapital: Kredite von deiner Hausbank oder Förderbanken wie der KfW (z.B. ERP-Gründerkredit).
  • Fördermittel: Prüfe staatliche Förderprogramme für Existenzgründer, insbesondere im Gesundheitswesen. Dazu gehört auch der Gründungszuschuss der Agentur für Arbeit, falls du aus der Arbeitslosigkeit heraus gründest.

Quellen: https://www.deutschland-startet.de/selbststaendig-machen-ergotherapiepraxis/, https://www.bed-ev.de/praxisalltag/existenzgruendung.aspx

Schritt 4: Anmeldungen und Genehmigungen
Als selbstständiger Ergotherapeut musst du verschiedene formale Schritte erledigen:

  • Finanzamt: Melde deine freiberufliche Tätigkeit beim zuständigen Finanzamt an. Du erhältst einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und eine Steuernummer. Eine Gewerbeanmeldung ist als Freiberufler nicht erforderlich.
  • Gesundheitsamt: Melde die Aufnahme deiner Tätigkeit beim zuständigen Gesundheitsamt. Die Anforderungen können variieren.
  • Berufsgenossenschaft: Melde dich bei der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) an, da sie der zuständige Träger der gesetzlichen Unfallversicherung ist.
  • Kassenzulassung (Institutionskennzeichen – IK): Wenn du mit gesetzlichen Krankenkassen (GKV) abrechnen möchtest, musst du eine Zulassung gemäß § 124 SGB V bei den Arbeitsgemeinschaften der Krankenkassenverbände beantragen. Hierfür sind persönliche, fachliche und räumliche Voraussetzungen nachzuweisen. Mit der Zulassung erhältst du dein Institutionskennzeichen (IK-Nummer), das für die Abrechnung notwendig ist.
  • Partnerschaftsregister: Bei Wahl der Rechtsform PartG ist eine Eintragung ins Partnerschaftsregister beim zuständigen Amtsgericht erforderlich.

Schritt 5: Standortwahl und Praxisausstattung (bei Praxisgründung)
Die Wahl des richtigen Standorts und die passende Ausstattung sind entscheidend für den Praxiserfolg:

  • Standortfaktoren: Achte auf gute Erreichbarkeit (ÖPNV, Parkplätze), Sichtbarkeit, ein passendes Einzugsgebiet (Patientenpotenzial), die Nähe zu potenziellen Überweisern (Ärzte) und moderate Mietkosten. Barrierefreiheit ist oft eine Voraussetzung für die Kassenzulassung.
  • Ausstattung: Plane die notwendigen Räume: Therapieraum/-räume (Mindestgröße gemäß Zulassungsvorgaben beachten, oft ca. 20 qm für den ersten Raum), Wartebereich, ggf. Personalraum, WC (evtl. behindertengerecht), Büroplatz. Beschaffe die notwendige Büroausstattung (PC, Drucker, Telefon, Software) und das passende Therapiematerial entsprechend deinen Behandlungsschwerpunkten. Prüfe die spezifischen Mindestanforderungen an Räume und Ausstattung für die Kassenzulassung genau.

Quelle: http://www.dmrz.de/blog/heilmittelpraxis-gruenden-5-praxis-und-ausstattung-bei-kassenzulassung

Schritt 6: Notwendige Versicherungen abschließen
Sichere dich gegen die wichtigsten Risiken ab:

  • Berufshaftpflichtversicherung: Absolutes Muss für jeden Ergotherapeut. Sie deckt Personen-, Sach- und daraus resultierende Vermögensschäden ab, die im Rahmen deiner beruflichen Tätigkeit entstehen könnten. Achte auf ausreichende Deckungssummen.
  • Kranken- und Pflegeversicherung: Als Selbstständiger musst du dich selbst versichern, entweder gesetzlich (freiwillige Mitgliedschaft) oder privat.
  • Rentenversicherung: Kläre deine Rentenversicherungspflicht. Als Freiberufler kannst du unter bestimmten Voraussetzungen von der Pflichtversicherung in der Deutschen Rentenversicherung befreit werden, wenn du Mitglied in einem berufsständischen Versorgungswerk wirst (falls für Ergotherapeuten vorhanden und Pflicht) oder eine private Altersvorsorge nachweist. Lass dich hierzu beraten.
  • Weitere sinnvolle Versicherungen:
    • Praxis-Inhaltsversicherung (bei eigener Praxis): Schützt deine Einrichtung und Materialien gegen Schäden (Feuer, Wasser, Einbruch).
    • Berufsunfähigkeitsversicherung: Sichert dein Einkommen ab, falls du aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr arbeiten kannst.
    • Krankentagegeldversicherung: Gleicht Einkommensausfälle bei längerer Krankheit aus.

5. Der Status als Freiberufler: Was bedeutet das für Ergotherapeuten?

Ein wesentlicher Aspekt der Selbstständigkeit als Ergotherapeut ist der Status als Freiberufler. Ergotherapeuten gehören zu den sogenannten Katalogberufen im Sinne des § 18 Abs. 1 Nr. 1 des Einkommensteuergesetzes (EStG), ähnlich wie Ärzte, Zahnärzte oder Physiotherapeuten. Sie üben eine wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende, erzieherische oder eben eine heilberufliche Tätigkeit aus, die auf einer besonderen beruflichen Qualifikation beruht.

Die wichtigste Abgrenzung ist die zum Gewerbe: Als Freiberufler unterliegst du nicht der Gewerbeordnung und musst kein Gewerbe anmelden. Dies hat direkte steuerliche Vorteile:

  • Keine Gewerbesteuer: Im Gegensatz zu Gewerbetreibenden zahlen Freiberufler keine Gewerbesteuer, was eine erhebliche finanzielle Entlastung darstellt.
  • Vereinfachte Buchführung: Freiberufler können ihren Gewinn in der Regel mittels einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln (§ 4 Abs. 3 EStG). Die aufwendigere doppelte Buchführung mit Bilanzierung ist meist erst ab Überschreiten bestimmter Umsatz- oder Gewinngrenzen erforderlich. Die genauen Grenzen sollten mit einem Steuerberater geklärt werden.
  • Umsatzsteuer: Ergotherapeutische Leistungen, die der medizinischen Behandlung und Wiederherstellung der Gesundheit dienen, sind als Heilbehandlungen im Sinne des § 4 Nr. 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) in der Regel von der Umsatzsteuer befreit. Vorsicht ist geboten bei anderen Leistungen, wie z.B. dem Verkauf von bestimmten Hilfsmitteln, Wellness-Angeboten oder nicht zertifizierten Präventionskursen – hier kann Umsatzsteuerpflicht entstehen. Gegebenenfalls kann die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) greifen, wenn deine umsatzsteuerpflichtigen Umsätze bestimmte Grenzen nicht überschreiten.

Als selbstständiger Freiberufler bist du zudem selbst für deine soziale Absicherung verantwortlich. Dies betrifft die Kranken-, Pflege-, Renten- und gegebenenfalls Arbeitslosenversicherung (freiwillige Versicherung möglich).

Die genauen steuerlichen Implikationen und Abgrenzungsfragen (z.B. wann eine Tätigkeit doch gewerblich wird) sind komplex. Es ist daher dringend zu empfehlen, von Beginn an einen Steuerberater hinzuzuziehen, der Erfahrung mit Heilberufen und der Freiberufler-Thematik hat.

6. Grundlagen der Praxisführung: Der Alltag nach der Gründung

Die erfolgreiche Gründung ist nur der erste Schritt. Eine professionelle Praxisführung ist entscheidend für den langfristigen Erfolg deiner Selbstständigkeit als Ergotherapeut. Dazu gehören verschiedene organisatorische, administrative und strategische Aufgaben, wobei auch der Datenschutz stets zu beachten ist.

  • Organisation:
    • Terminplanung und Patientenverwaltung: Eine effiziente Organisation von Terminen und Patientendaten ist essenziell. Der Einsatz einer spezialisierten Praxissoftware kann hier viel Zeit sparen und Fehler vermeiden.
    • Arbeitsabläufe: Schaffe klare und strukturierte Arbeitsabläufe für den Praxisalltag – vom Erstkontakt über die Therapieplanung bis zur Abrechnung.
    • Materialmanagement: Sorge für eine ausreichende und geordnete Vorhaltung von Therapiematerialien und Büromaterial.
  • Dokumentation:
    • Du bist gesetzlich verpflichtet, jede Behandlung sorgfältig, zeitnah und lückenlos zu dokumentieren (§ 630f BGB). Die Dokumentation umfasst Anamnese, Befund, Therapieziele, durchgeführte Maßnahmen und den Therapieverlauf. Sie ist Grundlage für die Abrechnung und dient deiner rechtlichen Absicherung.
  • Abrechnung:
    • Gesetzliche Krankenkassen (GKV): Die Abrechnung mit der GKV erfordert eine Kassenzulassung und die strikte Einhaltung der Heilmittel-Richtlinien sowie der Rahmenverträge. Die korrekte Prüfung der ärztlichen Verordnungen (Heilmittelverordnungen) auf Vollständigkeit und Plausibilität ist unerlässlich, um Absetzungen durch die Kassen zu vermeiden. Aufgrund der Komplexität wird dringend empfohlen, eine spezialisierte Abrechnungssoftware zu nutzen oder die Abrechnung an ein externes Abrechnungszentrum auszulagern.
    • Privatpatienten/Selbstzahler: Für Privatpatienten und Selbstzahler erstellst du eigene Rechnungen (Liquidationen). Die Höhe des Honorars kannst du frei vereinbaren. Eine Orientierung bietet die Gebührenübersicht für Therapeuten (GebüTh), die jedoch nicht rechtlich bindend ist. Schließe vor Behandlungsbeginn eine schriftliche Honorarvereinbarung mit dem Patienten ab, um spätere Unklarheiten zu vermeiden.

Quelle: http://www.dmrz.de/blog/heilmittelpraxis-gruenden-5-praxis-und-ausstattung-bei-kassenzulassung

  • Marketing und Patientengewinnung: https://www.ergo-netz.de/praxismanagement/praxisorganisation/marketing-ergotherapie-effizient
    • Netzwerken: Baue aktiv Kontakte zu überweisenden Ärzten, Kliniken, anderen Therapeuten, Pflegeeinrichtungen, Schulen und Kindergärten auf und pflege diese Beziehungen. Persönliche Empfehlungen sind oft die beste Werbung. https://www.ergo-netz.de/infothek/allgemeines/interdisziplinaere-ergotherapie-zusammenarbeit
    • Online-Präsenz: Eine professionelle und informative Website ist heute unverzichtbar, um gefunden zu werden und deine Leistungen darzustellen. Ergänzend können Profile in lokalen Online-Verzeichnissen oder der gezielte Einsatz von Social Media sinnvoll sein.
    • Lokales Marketing: Klassische Maßnahmen wie Flyer, Visitenkarten, eventuell Anzeigen in lokalen Medien oder ein „Tag der offenen Tür“ zur Praxiseröffnung können die Bekanntheit steigern.
    • Patientenbindung: Eine hohe Therapiequalität, guter Service und eine freundliche Atmosphäre tragen maßgeblich dazu bei, dass Patienten zufrieden sind und dich weiterempfehlen.

7. Herausforderungen und Chancen der Selbstständigkeit als Ergotherapeut

Die Selbstständigkeit als Ergotherapeut bietet viele Chancen, birgt aber auch Herausforderungen, auf die du dich einstellen solltest.

Typische Herausforderungen:

  • Bürokratischer Aufwand: Die Verwaltungsaufgaben (Dokumentation, Abrechnung, Buchhaltung, Korrespondenz mit Kassen und Ärzten) nehmen oft einen erheblichen Teil der Arbeitszeit in Anspruch.
  • Finanzielles Risiko: Besonders in der Startphase sind Investitionen notwendig, während die Einnahmen möglicherweise noch gering sind. Schwankende Patientenzahlen können zu unsicheren Einkommensverhältnissen führen. Die Abhängigkeit von den oft als zu niedrig empfundenen Kassensätzen stellt eine zusätzliche finanzielle Herausforderung dar.
  • Patientenakquise: Du musst aktiv dafür sorgen, dass deine Praxis ausgelastet ist. Der Aufbau eines stabilen Netzwerks an Überweisern und die Gewinnung von Patienten erfordern Zeit und Engagement.
  • Work-Life-Balance: Gerade in der Anfangszeit sind lange Arbeitstage und Arbeit am Wochenende oft die Regel. Die unternehmerische Verantwortung kann belastend sein und es erfordert Disziplin, eine gesunde Balance zwischen Arbeit und Privatleben zu finden.
  • Kassen-Vorgaben: Die Einhaltung der komplexen Heilmittel-Richtlinien, der Umgang mit Budgets der Ärzte und die festen Vergütungssätze der GKV können den therapeutischen und unternehmerischen Spielraum einschränken.
  • Stolpersteine: Häufige Fehlerquellen in der Gründungs- und Betriebsphase sind die Nichteinhaltung rechtlicher Vorgaben (z.B. bei der Zulassung oder Dokumentation), Finanzierungsschwierigkeiten durch unzureichende Planung und hohe, unerwartete Anfangsinvestitionen.

Quellen: https://www.bed-ev.de/praxisalltag/existenzgruendung.aspx, https://www.deutschland-startet.de/selbststaendig-machen-ergotherapiepraxis/

Chancen:

  • Wachsender Markt: Die Nachfrage nach ergotherapeutischen Leistungen steigt kontinuierlich, bedingt durch den demografischen Wandel (alternde Gesellschaft), die Zunahme chronischer Erkrankungen und ein wachsendes Bewusstsein für die Bedeutung von Rehabilitation und Prävention.
  • Spezialisierung: Die Selbstständigkeit bietet dir die Chance, dich auf Nischen zu spezialisieren, die dich persönlich besonders interessieren oder die wirtschaftlich attraktiv sind (z.B. bestimmte neurologische Krankheitsbilder, Demenz, Handtherapie, betriebliche Gesundheitsförderung). Ein klares Profil hebt dich von der Konkurrenz ab.
  • Persönliche Erfüllung: Die Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten, eigene Ideen umzusetzen und den direkten Erfolg deiner Arbeit bei den Patienten zu sehen, kann sehr erfüllend sein.
  • Gestaltungsfreiheit: Du kannst deine Arbeitsabläufe, das Praxiskonzept und die therapeutische Ausrichtung nach deinen Vorstellungen gestalten.
  • Wertaufbau: Mit einer erfolgreich geführten Praxis baust du dir einen eigenen Unternehmenswert auf, der später z.B. verkauft oder übergeben werden kann.

Trotz der Herausforderungen sind die langfristigen Erfolgsperspektiven für selbstständige Ergotherapeuten gut, insbesondere wenn du ein klares Konzept verfolgst und dich möglicherweise spezialisierst.

8. Ressourcen und Unterstützung für die Gründung und Praxisführung als Ergotherapeut

Du musst den Weg in die Selbstständigkeit als Ergotherapeut nicht alleine gehen. Es gibt zahlreiche Anlaufstellen und Ressourcen, die dich bei der Gründung und der laufenden Praxisführung unterstützen können:

  • Wichtige Anlaufstellen:
    • Berufsverbände: Der Deutsche Verband Ergotherapie e.V. (DVE) und der Bundesverband für Ergotherapeuten in Deutschland e.V. (BED) sind zentrale Ansprechpartner. Sie bieten umfangreiche Informationen, Checklisten, Leitfäden, Seminare und Webinare speziell zur Existenzgründung und Praxisführung. Mitglieder erhalten oft auch Rechtsberatung und Unterstützung bei Abrechnungsfragen.
    • Steuerberater: Suche dir unbedingt einen Steuerberater, der Erfahrung mit Heilberufen und dem Status als Freiberufler hat. Er unterstützt dich bei der Buchhaltung, Steuererklärungen und betriebswirtschaftlichen Fragen.
    • Unternehmensberater: Spezialisierte Berater für das Gesundheitswesen oder Heilberufe können bei der Erstellung des Businessplans, der Finanzierungsplanung und strategischen Entscheidungen helfen.
    • Existenzgründungsberatungsstellen: Auch wenn Ergotherapeuten Freiberufler sind, bieten lokale Stellen (z.B. von IHKs, Handwerkskammern oder Wirtschaftsförderungen) oft allgemeine Gründungsberatungen, Seminare und Informationen zu Fördermitteln an.
    • Banken: Sprich frühzeitig mit deiner Hausbank oder spezialisierten Banken (z.B. Ärzte- und Apothekerbanken) über Finanzierungsmöglichkeiten.
    • Zulassungsstellen der Krankenkassen: Hier erhältst du verbindliche Informationen zu den Voraussetzungen für die Kassenzulassung.

Quellen: https://www.bed-ev.de/praxisalltag/existenzgruendung.aspx, https://dve.info/infothek/praxisgruendung

  • Netzwerken:
    • Austausch mit Kollegen: Nutze die Möglichkeit, dich mit anderen selbstständigen Ergotherapeuten auszutauschen. Regionale Stammtische, Qualitätszirkel oder auch Online-Foren und Facebook-Gruppen bieten eine Plattform, um voneinander zu lernen, Erfahrungen zu teilen und sich gegenseitig zu unterstützen. Dieser kollegiale Austausch kann sehr wertvoll sein.

9. Fazit: Dein Weg in die Selbstständigkeit als Ergotherapeut – Planung ist der Schlüssel

Die Selbstständigkeit als Ergotherapeut ist ein attraktiver, aber auch anspruchsvoller Karriereweg. Wie wir gesehen haben, gibt es verschiedene Möglichkeiten, diesen Schritt zu gestalten – von der klassischen Gründung einer eigenen Praxis über die flexible Tätigkeit als Freiberufler ohne feste Räume bis hin zur Übernahme einer bestehenden Praxis oder dem Start in Teilselbstständigkeit. Jedes Modell hat seine eigenen Vor- und Nachteile, die es sorgfältig abzuwägen gilt.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer gründlichen Planung der Gründung, einem durchdachten und tragfähigen Praxiskonzept sowie einer professionellen und strukturierten Praxisführung. Der Status als Freiberufler bringt dabei spezifische steuerliche und administrative Vorteile mit sich, erfordert aber auch Eigenverantwortung bei der sozialen Absicherung.

Auch wenn der Weg in die Selbstständigkeit Herausforderungen wie Bürokratie, finanzielle Unsicherheiten und die Notwendigkeit der Patientengewinnung mit sich bringt, sind die Perspektiven für Ergotherapeuten in einem wachsenden Gesundheitsmarkt hervorragend. Die steigende Nachfrage nach ergotherapeutischen Leistungen bietet gute langfristige Chancen, insbesondere wenn du dich spezialisierst und ein klares Profil entwickelst. Mit der richtigen Vorbereitung, Mut und unternehmerischem Geist kannst du deinen Traum von der eigenen Praxis oder der freiberuflichen Tätigkeit erfolgreich verwirklichen.

Nutze die vielfältigen Unterstützungsangebote der Berufsverbände wie DVE und BED und scheue dich nicht, frühzeitig professionelle Hilfe von Steuerberatern oder spezialisierten Unternehmensberatern in Anspruch zu nehmen. Eine solide Basis von Anfang an erleichtert dir den Start und legt den Grundstein für eine erfolgreiche und erfüllende Selbstständigkeit als Ergotherapeut.

Quelle: https://www.deutschland-startet.de/selbststaendig-machen-ergotherapiepraxis/

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Muss ich als selbstständiger Ergotherapeut ein Gewerbe anmelden?

Nein, in der Regel nicht. Ergotherapeuten zählen zu den Freien Berufen (Katalogberuf nach § 18 EStG). Sie müssen ihre Tätigkeit lediglich beim Finanzamt anmelden und unterliegen nicht der Gewerbesteuer.

Brauche ich für die Selbstständigkeit immer eine Kassenzulassung?

Nein. Eine Kassenzulassung gemäß § 124 SGB V ist nur dann erforderlich, wenn du Leistungen mit den gesetzlichen Krankenkassen (GKV) abrechnen möchtest. Wenn du ausschließlich Privatpatienten oder Selbstzahler behandelst (z.B. auch in der mobilen Therapie), benötigst du keine Kassenzulassung. Dies vereinfacht den Start, schränkt aber den potenziellen Patientenkreis ein.

Welche Versicherungen sind für selbstständige Ergotherapeuten am wichtigsten?

Unverzichtbar ist die Berufshaftpflichtversicherung. Ebenso musst du dich um deine Kranken- und Pflegeversicherung kümmern (gesetzlich freiwillig oder privat). Eine Klärung der Rentenversicherungspflicht ist notwendig. Sinnvoll sind zudem eine Berufsunfähigkeitsversicherung und ggf. eine Krankentagegeldversicherung sowie eine Praxis-Inhaltsversicherung bei eigenen Räumen.

Wo finde ich Hilfe und Unterstützung bei der Gründung?

Wichtige Anlaufstellen sind die Berufsverbände (DVE, BED), spezialisierte Steuerberater und Unternehmensberater für Heilberufe. Auch Existenzgründungsberatungsstellen und deine Bank können unterstützen. Der Austausch mit bereits selbstständigen Kollegen ist ebenfalls sehr wertvoll.

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